Zakończenie spotkań kooperacyjnych to ważny kamień milowy inicjatywy TRADEIT, dlatego w dwóch kolejnych biuletynach skupiamy się na uczestnictwie w projekcie i imprezach, które zrealizowano do tej pory. Ten biuletyn zawiera część II, koncentrującą się na spotkaniach kooperacyjnych TRADEIT i pięciu wnioskach wyciągniętych po zakończeniu tych imprez.

Celem spotkań kooperacyjnych jest zebranie w jednym miejscu osób, które łączy wspólny cel. Może to być wspólny problem czy choćby chęć zaoferowania swojego rozwiązania bądź podejścia wymagającego dodatkowych testów lub badań.  W naszym przypadku głównymi zagadnieniami były technologia i innowacyjność. Spotkania miały na celu połączenie ze sobą różnego typu interesariuszy (firm z sektora MSP, dostawców technologii, badaczy i innowatorów) z całej Europy oraz zapewnienia im unikalnej możliwości uzyskania wglądu w wartość i potencjał, jakie cechuje proces wspierania innowacji w nietypowych sektorach. W trakcie serii sześciu spotkań zdołaliśmy rozwinąć model współpracy, tworząc przykład dobrej praktyki przekazywania informacji na temat osiągnięć technologicznych oraz innowacji małym i średnim producentom tradycyjnego nabiału, mięsa i pieczywa. Poza wydarzeniami przeznaczonymi dla poszczególnych sektorów przeprowadziliśmy także szereg międzysektorowych spotkań kooperacyjnych skupiających się na tematyce zrównoważonego rozwoju, opakowań i bezpieczeństwa żywności.

Dwa kolejne biuletyny będą zawierać najważniejsze informacje na temat każdego ze spotkań kooperacyjnych zorganizowanych w 2015 r. Staraliśmy się wyciągnąć wnioski z naszych doświadczeń i wykorzystać je do przedstawienia w skrócie 10 zaleceń w zakresie planowania i realizacji skutecznych spotkań kooperacyjnych. Szczegółowe informacje można znaleźć w odrębnych artykułach. Poniżej zamieszczamy natomiast zestawienie 10 wniosków, które wyciągnęliśmy z wydarzeń TRADEIT:

Wnioski – część I (poprzedni biuletyn, numer 9):

• Należy uczyć się zarówno od siebie nawzajem, jak i od ekspertów.
• Warto rozważyć korzyści płynące z połączenia spotkania z dużą międzynarodową wystawą.
• Należy zachować naturalne podejście i przekazywać odbiorcom najważniejsze informacje.
• Warto wykorzystywać posiadane sieci kontaktów.
• Dużą wartość mają wycieczki i praktyczne prezentacje.

Wnioski – część II:

• Technologia może ułatwić planowanie.
• Należy samemu tworzyć nowe możliwości biznesowe.
• Warto zapewnić czas, aby uczestnicy mogli spotkać się w nieformalnych warunkach.
• Duże znaczenie ma wybór miejsca i rozplanowanie wydarzenia.
• Refleksje i wnioski wyciągnięte po wydarzeniu mają kluczowe znaczenie.

Głównym wynikiem spotkania kooperacyjnego jest transfer technologii. Tak naprawdę nie ma znaczenia, w jaki sposób się uzyska ten cel. Omówiliśmy już rolę przestojów i możliwości dostępnych dzięki nieoczekiwanemu nawiązywaniu szerokich kontaktów, ale ważne jest również, aby umówić kilka zaplanowanych spotkań. Aby pomóc sobie w realizacji tego planu, wybraliśmy pakiet B2Match. Jest to najczęściej wybierany pakiet Enterprise Europe Networks do zarządzania wydarzeniami, który oferuje więcej niż zarządzanie spotkaniami.

Dzięki temu systemowi uczestnik spotkania w jednym miejscu znajdzie wszystkie informacje o wydarzeniu, w którym chce uczestniczyć. Pozwala to organizatorom tworzyć strony służące do przekazywania informacji na temat wydarzeń, programu i lokalizacji; następnie obsługiwane są wszystkie czasochłonne działania administracyjne dotyczące rejestracji uczestników. Obsługa może odbywać się w wielu językach. Każdy uczestnik może zamieścić swój profil, informacje o organizacji, a także zapotrzebowanie lub oferty. Rozwiązanie umożliwia wyszukiwanie, a uczestnicy mogą wykorzystywać wyniki swoich wyszukiwań do rezerwacji spotkań z osobami, których działalność lub badania ich interesują.


Strona profilu spotkania kooperacyjnego TRADEIT

Gdy data wydarzenia się zbliża i wszystkie rezerwacje są już złożone, system B2Match przekształca się w system do zarządzania wydarzeniem. Jest w stanie obsłużyć dużą liczbę uczestników przy zadanych ograniczeniach czasowych i przestrzennych oraz uwzględnić to wszystko, tworząc harmonogram, który zagwarantuje, że każdy uczestnik dotrze na spotkanie i weźmie udział w dyskusjach w danym czasie. Narzędzie to zmniejsza nakład pracy. Łączy wszystkie listy organizacyjne, których możesz potrzebować: plany ustawienia stolików, harmonogramy osobiste, pełne katalogi uczestników oraz wszystkie ważne harmonogramy organizatora wraz z numerami telefonów, które będą pomocne w odnalezieniu spóźniających się osób.

Jeśli to wszystko brzmi zbyt dobrze, aby mogło być prawdziwe, to należy jeszcze pamiętać, że spotkania mogą nie zakończyć się sukcesem. Wszyscy jesteśmy w końcu ludźmi. Podczas sześciu spotkań kooperacyjnych ujawniła się większość słabości systemu organizowania spotkań. Uczestnicy chętnie rezerwują udział w odpowiednich spotkaniach, ale z podawaniem informacji o swojej działalności nie jest już tak dobrze. Niektórzy właściciele małych firm nie rozumieją znaczenia możliwości oferowanych na spotkaniach i nie uzupełniają swoich profili w wystarczający sposób lub nie rezerwują odpowiednich spotkań.


Uczestnicy spotkań kooperacyjnych na spotkaniu TRADEIT w Poznaniu

Jako organizatorzy czasami z niepokojem patrzymy na puste stoliki. Może być wiele przyczyn takiego stanu – przed pierwszym spotkaniem w Poczdamie wydarzył się wypadek kolejowy i wielu uczestników nie mogło przybyć.  Okazało się też, że niektóre osoby wcześniej już się spotkały i miały możliwość dyskusji w bardziej swobodnych warunkach.  Problemem może być również język. Chociaż w systemie należy podać informacje o językach, nie ma w nim informacji, czy istnieje dopasowanie. W kilku przypadkach można było zaobserwować osoby poszukujące tłumacza. Ten zaawansowany system nie poradził sobie ze zmianami w programie. Gdy wystąpiły opóźnienia, w sztywno zdefiniowanych ramach systemu wystąpił zamęt podczas próby dostosowania programu do bieżącej sytuacji. Osoby, które z powodu problemów językowych lub trudności w skupieniu uwagi, nie były w stanie nadążyć za harmonogramem spotkań i spóźniały się albo nie docierały na spotkanie, wyrażały niezadowolenie.

Po zakończeniu imprezy udało nam się skorzystać z wbudowanego systemu mailingowego, aby pozyskać opinie uczestników oraz pomóc im w utrzymaniu kontaktów, które zostały nawiązane. Były to działania bardzo przydatne i znacznie bardziej skuteczne niż próby ustalenia, które spotkania były użyteczne. Jednak – podobnie jak w przypadku wszystkich wydarzeń i narzędzi networkingowych – prawdziwe wyniki tych działań pojawią się w ciągu kolejnych lat

To ostatnie z tej serii spotkanie kooperacyjne dotyczyło bardzo istotnego tematu – bezpieczeństwa żywności. Zgromadziło producentów żywności i ekspertów w dziedzinie bezpieczeństwa żywności z całej Europy. Jego celem było przedstawienie technologii odpowiednich dla producentów tradycyjnej żywności oraz ułatwienie wymiany najlepszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa żywności.

Podobnie jak na poprzednich spotkaniach kooperacyjnych program stanowiło połączenie prezentacji, spotkań i dyskusji producentów żywności tradycyjnej, ekspertów i dostawców technologii w dziedzinie bezpieczeństwa żywności. Główne tematy programu:

• Wykrywanie zanieczyszczeń żywności
• Monitorowanie, śledzenie i identyfikacja żywności
• Czyszczenie i dezynfekcja
• Nowoczesne technologie bezpiecznego przetwarzania żywności

Drugiego dnia uczestnicy odwiedzili lokalne firmy zajmujące się produkcją żywności i mieli okazję rozszerzyć swoją sieć współpracy. Dwustronne spotkania były organizowane wokół konkretnych tematów w zakresie bezpieczeństwa żywności, a uczestnicy mieli okazję wziąć udział w bezpośrednich spotkaniach – zarówno pomiędzy przedstawicielami firm (B2B), jak i przedstawicielami firm i świata nauki (B2A).

Impreza zapewniła producentom żywności wytwarzanej domowymi sposobami okazję do omówienia wyzwań dotyczących bezpieczeństwa żywności i podzielenia się najlepszymi praktykami oraz uzyskania dostępu do wiedzy ekspertów i badaczy w tej dziedzinie.

Wydarzenie to różniło się od innych spotkań kooperacyjnych. Zbiegło się ono ze słynnym festiwalem Dingle Food Festival, w którym uczestniczyli też producenci TRADEIT. W namiocie EuroFoodVision mieli okazję, aby zaprezentować swoje produkty i spotkać się z głównymi nabywcami żywności z Irlandii i Wielkiej Brytanii.



Namiot EuroFoodVision znajdował się w samym sercu festiwalu, choć początkowo był zamknięty dla publiczności w celu umożliwienia uczestnikom przeprowadzenia rozmów z nabywcami. Po otwarciu namiotu dla publiczności odwiedzający festiwal mieli możliwość degustacji produktów oferowanych przez producentów powiązanych z TRADEIT.  Sprzedaż produktów była niedozwolona — producenci mogli oferować próbki i prezentować swoje produkty żywnościowe oraz materiały marketingowe.

Wielu producentów miało okazję do dokładnego omówienia kwestii związanych z ich produktami z nabywcami oraz uzyskało opinię na temat swoich produktów i podejścia do rynku sprzedaży. Wiele osób spróbowało produktów po otwarciu namiotu dla publiczności. Miejsce to było tłumnie odwiedzane przez cały czas trwania imprezy.

Opinie zwiedzających i nabywców świadczą o znaczącym wzroście zaufania do wielu producentów.  Prowadzenie spotkań kooperacyjnych w trakcie festiwalu dało producentom możliwość zapoznania się z działalnością innych producentów żywności; mieli możliwość spróbowania produktów innych producentów i, co najważniejsze, szukania szansy wejścia ze swoimi produktami na inne rynki dzięki kontaktom z nabywcami i publicznością. 

Jest takie słynne powiedzenie, że ktoś jest zbyt zajęty walką z aligatorami, aby zabrać się za osuszenie bagna. Jest to problem, z którym producenci w sektorze małych i średnich firm zmagają się cały czas. Jest to jeden z najważniejszych aspektów, w którym chcemy pomóc — tworząc możliwości odkrywania nowych technologii i ułatwiając dostęp do tych, które są odpowiednie dla naszych uczestników.

Aby to osiągnąć, musimy przeprowadzić udaną serię spotkań kooperacyjnych w całej Europie, skupiając specjalistów i badaczy z branży spożywczej, a co najważniejsze, małych producentów żywności.

Spotkania kooperacyjne to sprawdzony sposób na spędzenie czasu z odpowiednimi osobami, do których często trudno jest trafić w inny sposób. Podczas sześciu imprez organizowanych w czterech różnych krajach 712 uczestników wzięło udział w 627 oddzielnych spotkaniach. Spotkania te zaowocowały współpracą i transferem technologii — przyczyniły się do wprowadzenia zmian w firmach i zwiększenia zatrudnienia.

Technologie, które są wymieniane podczas bezpośrednich spotkań, to nie jedyna korzyść. Wraz z oficjalnymi spotkaniami stworzyliśmy wiele okazji do budowania nieformalnych relacji. Dzięki temu producenci z dziewięciu różnych krajów spotykają się ze sobą, wymieniają się wiedzą, rozwiązują problemy i dzielą się najlepszymi praktykami.  Język to tylko tymczasowa bariera. W Poczdamie piekarze wspólnie zagłębili dłonie w cieście i razem je piekli. Kolejny poziom porozumienia osiągnięto, gdy producenci mięsa zgromadzili się w Logrono przy pinchos i winie. Członkowie sieci TRADEIT byli zawsze dostępni, aby w razie potrzeby zapewnić tłumaczenie, a podczas rozmów w luźnej atmosferze nawiązano wiele owocnych kontaktów.

Po każdym spotkaniu pytaliśmy uczestników o ich opinie. Poniżej zamieszczamy tylko niektóre wypowiedzi:

„Bardzo spodobały mi się spotkania producentów z różnych krajów i dzielenie się doświadczeniami”.Dermot, Irlandia, piekarz

„Najlepsze było to, że mieliśmy czas, aby porozmawiać z osobami, które wcześniej przemawiały”.Sami, Finlandia, producent mięsa

„Dobrze było poznać problem, z którym zmaga się firma Carnicas”.Javier, Hiszpania, producent mięsa

„Była to okazja, aby przyjrzeć się swojej pracy i działalności gospodarczej pod różnymi kątami.To pomogło mi w skupieniu się na znalezieniu rozwiązań dotyczących różnych zagadnień związanych z firmą”.JP, Irlandia, branża mleczarska

„To był dobry czas, wiele nieoczekiwanych rozmów, które w każdym przypadku prowadziły do dobrych efektów”.Volker, Niemcy, piekarz

Po raz kolejny uczestnicy stwierdzili, że otrzymali więcej niż tylko interakcje na spotkaniach. Mogli wyjść poza swoje firmy i porozmawiać o nich z doradcami (Hub Advisors). Gdy zobaczyli, że czas spędzony poza swoją firmą nie jest stracony, szybko ustawiali się w kolejce, aby wziąć udział w następnym spotkaniu. Dodatkowe partnerstwa, kooperacje i transfery technologii powstają w całej Europie. Zazwyczaj nie polegają wyłącznie na wymianie rozwiązań technologicznych, tylko na nawiązaniu relacji w odpowiedniej atmosferze oraz na rozmowach, które udało nam się zainspirować. Będąc uzupełnieniem formalnie nawiązywanej współpracy, sprawiają, że wydarzenia rzeczywiście były bardzo udane.

Jaki jest najważniejszy wniosek z tych spotkań? Sukces nie polega wyłącznie na formalnej wymianie technologii i wiedzy. Przedsiębiorcy z tej samej branży mogą bezpośrednio dzielić się doświadczeniami dotyczącymi wyzwań i problemów dla konkretnego zagadnienia; dzielenie się praktyczną wiedzą może przynieść większe korzyści niż większość innych źródeł wsparcia czy interwencji.

W trakcie sześciu spotkań kooperacyjnych mieliśmy okazję wypróbować kilka modeli doboru miejsca i układu pomieszczeń. Wyciągnięto na tej podstawie kilka kluczowych wniosków.

• Jeśli wydarzenie jest rozrzucone na zbyt dużej powierzchni, ludzie niechętnie przemieszczają się z jednych zajęć na inne. Wymaga to zaangażowania grupy osób szukających uczestników, którzy przykładowo mają umówione spotkania dwustronne, a rozmawiają z wystawcami w innej części budynku. Aktywności muszą być zorganizowane w taki sposób, aby uczestnicy znajdowali się stosunkowo blisko siebie, jednak unikając tłoku.
• Wydarzenia kooperacyjne są połączeniem prezentacji, spotkań (formalnych) i networkingu (spotkań nieformalnych). W programie musi być również czas przeznaczony na poczęstunek. Z naszego doświadczenia wynika, że najlepiej znaleźć miejsce, które pozwala zorganizować zajęcia w sąsiednich pomieszczeniach (lub w jednym pomieszczeniu, jeśli jest wystarczająco duże).
• Zgromadzenie ludzi w jednym pomieszczeniu jest najłatwiejsze, jeśli spotkania kooperacyjne odbywają się w dużych centrach konferencyjnych i salach kongresowych, gdyż są one przystosowane do tego celu. Korzyści wynikające z organizacji spotkań kooperacyjnych podczas międzynarodowych wystaw są większe niż ograniczenia. Ograniczenia są następujące: 1) koszty i 2) możliwość przechodzenia uczestników do hal wystawowych na inne spotkania lub pokazy.  Zapanowanie nad uczestnikami może być trudne podczas takich wydarzeń. Z drugiej jednak strony dodatkowa publiczność spoza osób zaproszonych może wziąć udział w naszej imprezie.
• Wyciągamy wnioski na temat układu pomieszczeń przeznaczonych na spotkania dwustronne. Oprogramowanie B2Match użyte przez nas w celu obsługi wydarzenia było bardzo przydatne w fazie tworzenia harmonogramów i planowania – nawet w kwestii liczby potrzebnych stolików. W przypadku ograniczonej przestrzeni trzeba więcej czasu, aby sprawnie obsłużyć spotkania dwustronne i przeprowadzenie imprezy zgodnie z planem może być trudne.  Im wcześniej rozpoczyna się planowanie, tym lepiej będzie określone miejsce i/lub czas potrzebny na spotkania formalne.

Ludzie zawsze gromadzą się wokół jedzenia i napojów. Jeśli umieści się je daleko od reszty wydarzeń, ponowne zebranie uczestników na spotkaniach lub przestrzeni wystawienniczej może być trudne.

Podczas prowadzenia serii spotkań kooperacyjnych w stosunkowo krótkich odstępach czasu trudno było się zatrzymać i zastanowić, co działa dobrze, a co nie.

Niektóre z zagadnień, nad którymi zastanawialiśmy się po zakończeniu imprez, są następujące:

• Czy układ pomieszczenia był prawidłowy?
• Czy zaprosiliśmy zbyt wielu prelegentów omawiających kwestie techniczne?
• Czy zmieściliśmy wystarczającą ilość sesji praktycznych?
• Czy liczba małych i średnich firm oraz dostawców technologii była odpowiednio dostosowana?
• Czy zajęcia nie trwały zbyt długo?
• ...i tak dalej.

Podjęliśmy próbę zapisania naszych doświadczeń w postaci 10 wniosków po części dlatego, że wiele się nauczyliśmy oraz popełniliśmy po drodze pewne błędy.

W planowaniu dużej imprezy wszystkie wysiłki są kierowane na przygotowania i niewiele myśli się o następstwach i dalszych działaniach. Podczas gdy opinie uczestników zbiera się zazwyczaj podczas jednego dnia, aplikacja B2Match zapewniła nam możliwość uzyskania bardziej dogłębnych wniosków po zakończeniu imprezy, aby mieć pewność, że opinie naszych uczestników i prelegentów są oparte na ich całościowych doświadczeniach, a nie tylko na chwilowym zadowoleniu.

Kontynuowaliśmy badanie opinii nie tylko uczestników z sektora MŚP, ale również prelegentów i wystawców, aby sprawdzić, jakie działania podjęli po zakończeniu imprezy lub jaką pomoc otrzymali od innych uczestników wydarzenia. To doświadczenie trwa nadal, ponieważ relacje i kontakty mogą rozwijać się po zakończeniu imprezy.

Na koniec chcemy podkreślić wagę działań podsumowujących i refleksji – są tak samo istotną częścią procesu po wydarzeniu, jak planowanie i przygotowania przed nim.