In dieser Ausgabe
Feature-Artikel
Lehre 6: Technologie kann die Planung vereinfachen
Lehre 7: Gelegenheiten schaffen
Lehre 8: Leerlaufzeiten einplanen, in denen sich die Teilnehmer informell treffen können
Lehre 9: Auswahl und räumliche Aufteilung des Veranstaltungsorts sind wichtig
Lehre 10: Reflexion und Nachbearbeitung sind unerlässlich
Lehre 6: Technologie kann die Planung vereinfachen

Das erste Ergebnis, das wir aus einer Vermittlungsveranstaltung erhalten, ist der Technologietransfer. Es spielt keine Rolle, wie Sie dazu kommen. Wir haben bereits die Rolle der Ausfallzeiten und der Gelegenheiten durch eine glückliche Vernetzung besprochen, aber es ist auch wichtig, einige garantierte Treffen einzuplanen.Wir haben das Paket B2Match ausgewählt, das uns dabei helfen sollte. Es ist die erste Wahl der meisten unternehmensweiten europäischen Netzwerke bei der Verwaltung ihrer Veranstaltungen, und es bietet mehr als ein reiner Meeting-Manager.

Das System präsentiert dem Veranstaltungsgast einen zentrale Stelle zur Bewertung der in Betracht gezogenen Veranstaltungen. Es ermöglicht den Organisatoren die Erstellung von Seiten zur Übermittlung von Informationen zum Thema der Veranstaltung, dem Programm und dem Veranstaltungsort.Anschließend wickelt es die zeitaufwendige Administration der Teilnehmerregistrierung ab. Und es verarbeitet sogar verschiedene Sprachen. Jeder Teilnehmer hat die Gelegenheit, ein Profil von sich selbst, seiner Organisation und seinen Anforderungen oder Angeboten zu platzieren. Das System kann durchsucht werden, und die Teilnehmer können mit den Ergebnissen ihrer Suche Treffen mit Personen buchen, deren Unternehmen oder Forschungen sie interessieren.


Die Profilseite einer TRADEIT-Vermittlungsveranstaltung

Wenn die Veranstaltung näher rückt und alle Buchungen vorgenommen wurden, wird das B2Match-System zum "Maschinenraum" der Veranstaltung. Es kann eine große Anzahl von Personen, mit den von Ihnen vorgegebenen Einschränkungen bezüglich Zeit und Raum, verarbeiten und einen kompakten Zeitplan entwickeln, der sicherstellt, dass alle Beteiligten ihre Treffen und Besprechungen in der verfügbaren Zeit abwickeln können. Ein Werkzeug, das Ihnen sehr viel Zeit spart. Es stellt alle Organisationslisten zusammen, die Sie jemals brauchen werden: Tischpläne, persönliche Zeitpläne, vollständige Teilnehmerverzeichnisse und den besonders wichtigen Veranstalter-Zeitplan, komplett mit Telefonnummern, sodass Sie alle Personen, die nicht rechtzeitig zu Ihrem Treffen erscheinen, problemlos erreichen können.

Auch wenn sich das alles fast zu schön anhört, um wahr zu sein – denken Sie daran, dass bei den Treffen immer noch viel schiefgehen kann. Schließlich haben wir es mit Menschen zu tun. Im Laufe von sechs Vermittlungsveranstaltungen haben sich die meisten Schwächen des Systems der organisierten Treffen gezeigt. Die Teilnehmer tun ihr Bestes, um die relevanten Treffen zu buchen, aber die dazu verfügbaren Informationen können nur so gut sein wie die, die wir ihnen zur Verfügung stellen. Einige kleinere Unternehmen haben nicht wirklich verstanden, welche Chancen diese Treffen ihnen eröffnen können, und nur unzureichende Profile bereitgestellt oder nicht die richtigen Treffen gebucht.


Teilnehmer an Vermittlungstreffen bei der TRADEIT-Veranstaltung in Poznan

Als Organisator mussten wir hin und wieder besorgt auf leere Teilnehmertische schauen. Dafür gab es verschiedene Gründe – beim ersten Treffen in Potsdam streikte die Bahn, und einige der Teilnehmer konnten nicht kommen.  Wir haben auch festgestellt, dass einige Personen sich bereits kannten und ihre Besprechungen in entspannter Atmosphäre im Netz geführt hatten.  Auch die Sprache kann ein Problem darstellen. Das System fragt zwar ab, welche Sprachen die Teilnehmer sprechen, aber es liefert keine Informationen darüber, ob Übereinstimmungen dabei sind.Bei mehreren Gelegenheiten mussten wir in letzter Sekunde noch am Veranstaltungsort einen Dolmetscher mit den erforderlichen Sprachkentnissen auftreiben. Auch mit Programmänderungen kam das hochorganisierte System nicht besonders gut zurecht. Bei Verspätungen im Zeitplan sorgte das extrem zeitabhängige System für Verwirrung, wenn wir im Rahmen der geänderten Bedingungen neu planen wollten. Wer aufgrund von Sprachproblemen oder Verzögerungen nicht mit dem neuen Zeitplan Schritt halten konnte, erschien häufig zur falschen Zeit oder gar nicht, was zu einer gewissen Unzufriedenheit führte.

Nach der Veranstaltung konnten wir das integrierte Mailing-System nutzen, um Rückmeldungen der Teilnehmer einzuholen und die neu gebildeten Partnerschaften zu unterstützen. Dies war sehr hilfreich und wesentlich effektiver als der Versuch herauszufinden, welche der zufälligen Treffen nützlich waren. Aber wie mit allen Netzwerkveranstaltungen und Tools – der tatsächliche Nachweis ergibt sich erst im Lauf der kommenden Jahre.

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