El principal resultado que debe aportar un encuentro empresarial es la transferencia de tecnología. En realidad, no importa cómo se logre. Ya hemos comentado el papel de los ratos libres y las oportunidades que ofrecen los encuentros fortuitos en los que se establecen contactos, pero también resulta esencial programar algunas reuniones con garantías.B2Match fue el paquete que elegimos para que nos resultara más fácil hacerlo. Es la primera opción de la mayoría de redes empresariales de Europa a la hora de gestionar sus encuentros, ya que no se trata únicamente de un gestor de reuniones.

El sistema ofrece al asistente al encuentro un único punto para evaluar el encuentro en cuestión. Permite a los organizadores crear páginas para transmitir información sobre el tema, el programa y la ubicación del encuentro; a continuación, gestiona las inscripciones de los participantes, una tarea que requiere una gran inversión de tiempo. Incluso puede utilizarse en distintos idiomas. Cada participante tiene la oportunidad de publicar su propio perfil y el de su empresa, así como lo que esta necesita y lo que ofrece. Este perfil se puede buscar y los participantes pueden utilizar los resultados de sus búsquedas para concertar reuniones con personas que tengan intereses empresariales o de investigación afines.


Página de perfil de un encuentro empresarial de TRADEIT

Cuando llega el encuentro y ya se han concertado todas las reuniones, el sistema B2Match se convierte en la sala de máquinas de dicho encuentro. Es capaz de gestionar un gran número de personas con las restricciones de tiempo y espacio indicadas y de combinarlas todas con el objetivo de generar una programación que garantice que todo el mundo pueda llevar a cabo sus reuniones y exposiciones en el tiempo disponible. Esta herramienta permite ahorrar una gran cantidad de trabajo. Agrupa todas las listas organizativas que pueden resultar necesarias: disposiciones de los asistentes alrededor de las mesas, programaciones personales, directorios de todos los participantes y la programación principal para los organizadores, con todos los números de teléfono, para que pueda ponerse en contacto con aquellas personas que no lleguen a tiempo al encuentro.

Aunque todo esto suene muy bien, es importante reconocer que, a pesar de ello, siempre pueden fallar algunos elementos en los encuentros. A fin de cuentas, estamos tratando con personas. A lo largo de los seis encuentros empresariales que se han realizado se han puesto de manifiesto la mayoría de puntos débiles del sistema de organización de las reuniones. Todo el mundo intenta participar en reuniones interesantes, pero la información de la que disponen es únicamente la que les ofrecemos. Algunos propietarios de empresas pequeñas no comprendieron la importancia de las oportunidades que ofrecen las reuniones y publicaron perfiles muy pobres o no concertaron las reuniones correctas.


Participantes en las reuniones del encuentro empresarial de TRADEIT celebrado en Poznan

Como organizadores, en algunas ocasiones tuvimos que contemplar con preocupación que las mesas estaban vacías. Los motivos fueron diversos: la primera reunión en Potsdam coincidió con una huelga de trenes y algunos participantes no fueron capaces de llegar.  También detectamos que algunas personas ya se habían reunido anteriormente y mantenido conversaciones en un entorno más relajado.  El idioma también pudo constituir un problema. A pesar de que el sistema solicita el idioma en cada caso, no indica si existe una coincidencia de idiomas. En algunas ocasiones, nos vimos obligados a correr por la sede del encuentro para buscar a un traductor con los idiomas requeridos. A pesar de estar muy organizado, el sistema no se supo adaptar correctamente a los cambios en el programa. Cuando los programas se llevaron a cabo con retraso, el sistema, poco flexible y muy dependiente del tiempo, generó confusión al intentar realizar la reprogramación según las nuevas circunstancias.Aquellas personas que, por dificultades en el idioma o por falta de atención, no se informaron acerca de la nueva programación de las reuniones, se presentaron a destiempo o incluso no se presentaron, lo que generó una importante insatisfacción general.

Después del encuentro, fuimos capaces de utilizar el sistema de correo electrónico integrado para realizar un seguimiento de las valoraciones de los participantes, así como para ofrecer asesoramiento en el caso de que se hubieran generado colaboraciones. Esto resultó muy útil y mucho más eficaz que intentar determinar qué reuniones fortuitas habían sido fructíferas. Pero como ocurre con todos los encuentros y las herramientas de colaboración, la verdadera prueba será el paso de los años.