La conclusión de los encuentros empresariales es que han constituido un hito importante para TRADEIT, por lo que va a haber dos boletines informativos centrados en la contribución que han hecho hasta ahora estos eventos al proyecto. Este boletín informativo constituye la segunda parte y está centrado en los encuentros empresariales de TRADEIT y las cinco lecciones adicionales que se pueden extraer de ellos.

Un encuentro empresarial reúne a varias personas con un interés común. Dicho interés puede residir en un problema que resolver, una solución que ofrecer o un enfoque diferente que probar o explorar.  Los denominadores comunes han sido la tecnología y la innovación. El objetivo de los encuentros empresariales ha sido crear un marco que permitiera establecer vínculos a un amplio abanico de partes interesadas (pymes, proveedores de tecnología, investigadores e innovadores) de toda Europa, en un evento dirigido a facilitar a los participantes oportunidades únicas para llegar a comprender el valor y el impacto de las intervenciones de apoyo a la innovación en sectores atípicos. A lo largo de la serie de seis encuentros hemos desarrollado un modelo de intermediación que proporciona un ejemplo de buenas prácticas para la comunicación de innovaciones y avances tecnológicos a las pymes de producción de alimentos tradicionales en el sector de los productos lácteos, cárnicos y de panadería. Además de los encuentros específicos de cada sector, hemos dirigido encuentros intersectoriales centrados en la sostenibilidad, el envasado y la seguridad alimentaria.

Estos dos boletines informativos proporcionarán una reseña de los puntos destacados de cada uno de los encuentros empresariales celebrados durante 2015. Hemos intentado extraer las principales lecciones que hemos aprendido y utilizarlas para proporcionar un resumen de 10 recomendaciones para planificar y realizar encuentros empresariales eficaces. Los artículos son detallados, pero he aquí un resumen de las 10 lecciones aprendidas con los eventos de TRADEIT:

Lecciones - 1.ª parte (boletín informativo anterior, número 9):

• Aprender unos de otros, así como de los expertos.
• Considerar las ventajas de vincular el encuentro a una gran exposición internacional.
• Presentar información realista y relevante para el público.
• Utilizar las redes propias.
• Organizar visitas y demostraciones prácticas.

Lecciones - 2.ª parte:

• La tecnología puede facilitar la planificación.
• Crear oportunidades de negocio.
• No olvidar programar ratos libres para que los participantes puedan relacionarse.
• La elección del lugar de celebración y la distribución del mismo son importantes.
• La reflexión y el seguimiento después del evento son cruciales.

El principal resultado que debe aportar un encuentro empresarial es la transferencia de tecnología. En realidad, no importa cómo se logre. Ya hemos comentado el papel de los ratos libres y las oportunidades que ofrecen los encuentros fortuitos en los que se establecen contactos, pero también resulta esencial programar algunas reuniones con garantías.B2Match fue el paquete que elegimos para que nos resultara más fácil hacerlo. Es la primera opción de la mayoría de redes empresariales de Europa a la hora de gestionar sus encuentros, ya que no se trata únicamente de un gestor de reuniones.

El sistema ofrece al asistente al encuentro un único punto para evaluar el encuentro en cuestión. Permite a los organizadores crear páginas para transmitir información sobre el tema, el programa y la ubicación del encuentro; a continuación, gestiona las inscripciones de los participantes, una tarea que requiere una gran inversión de tiempo. Incluso puede utilizarse en distintos idiomas. Cada participante tiene la oportunidad de publicar su propio perfil y el de su empresa, así como lo que esta necesita y lo que ofrece. Este perfil se puede buscar y los participantes pueden utilizar los resultados de sus búsquedas para concertar reuniones con personas que tengan intereses empresariales o de investigación afines.


Página de perfil de un encuentro empresarial de TRADEIT

Cuando llega el encuentro y ya se han concertado todas las reuniones, el sistema B2Match se convierte en la sala de máquinas de dicho encuentro. Es capaz de gestionar un gran número de personas con las restricciones de tiempo y espacio indicadas y de combinarlas todas con el objetivo de generar una programación que garantice que todo el mundo pueda llevar a cabo sus reuniones y exposiciones en el tiempo disponible. Esta herramienta permite ahorrar una gran cantidad de trabajo. Agrupa todas las listas organizativas que pueden resultar necesarias: disposiciones de los asistentes alrededor de las mesas, programaciones personales, directorios de todos los participantes y la programación principal para los organizadores, con todos los números de teléfono, para que pueda ponerse en contacto con aquellas personas que no lleguen a tiempo al encuentro.

Aunque todo esto suene muy bien, es importante reconocer que, a pesar de ello, siempre pueden fallar algunos elementos en los encuentros. A fin de cuentas, estamos tratando con personas. A lo largo de los seis encuentros empresariales que se han realizado se han puesto de manifiesto la mayoría de puntos débiles del sistema de organización de las reuniones. Todo el mundo intenta participar en reuniones interesantes, pero la información de la que disponen es únicamente la que les ofrecemos. Algunos propietarios de empresas pequeñas no comprendieron la importancia de las oportunidades que ofrecen las reuniones y publicaron perfiles muy pobres o no concertaron las reuniones correctas.


Participantes en las reuniones del encuentro empresarial de TRADEIT celebrado en Poznan

Como organizadores, en algunas ocasiones tuvimos que contemplar con preocupación que las mesas estaban vacías. Los motivos fueron diversos: la primera reunión en Potsdam coincidió con una huelga de trenes y algunos participantes no fueron capaces de llegar.  También detectamos que algunas personas ya se habían reunido anteriormente y mantenido conversaciones en un entorno más relajado.  El idioma también pudo constituir un problema. A pesar de que el sistema solicita el idioma en cada caso, no indica si existe una coincidencia de idiomas. En algunas ocasiones, nos vimos obligados a correr por la sede del encuentro para buscar a un traductor con los idiomas requeridos. A pesar de estar muy organizado, el sistema no se supo adaptar correctamente a los cambios en el programa. Cuando los programas se llevaron a cabo con retraso, el sistema, poco flexible y muy dependiente del tiempo, generó confusión al intentar realizar la reprogramación según las nuevas circunstancias.Aquellas personas que, por dificultades en el idioma o por falta de atención, no se informaron acerca de la nueva programación de las reuniones, se presentaron a destiempo o incluso no se presentaron, lo que generó una importante insatisfacción general.

Después del encuentro, fuimos capaces de utilizar el sistema de correo electrónico integrado para realizar un seguimiento de las valoraciones de los participantes, así como para ofrecer asesoramiento en el caso de que se hubieran generado colaboraciones. Esto resultó muy útil y mucho más eficaz que intentar determinar qué reuniones fortuitas habían sido fructíferas. Pero como ocurre con todos los encuentros y las herramientas de colaboración, la verdadera prueba será el paso de los años.

En este encuentro empresarial, el último de la serie, se trató un tema muy importante: la seguridad alimentaria. Reunió a productores alimentarios y a expertos en seguridad alimentaria de toda Europa.El objetivo del encuentro fue presentar las mejores tecnologías para los productores alimentarios tradicionales, así como facilitar el intercambio de las mejores prácticas en un tema tan importante como es la seguridad alimentaria.

Igual que en los encuentros empresariales anteriores, este programa ofreció una combinación de presentaciones, reuniones y exposiciones para los productores alimentarios tradicionales, los expertos en seguridad alimentaria y los proveedores de tecnología para la seguridad alimentaria. Los principales temas de la agenda fueron:

• Detección de contaminación alimentaria
• Seguimiento, trazabilidad y autenticación de alimentos
• Limpieza y desinfección
• Nuevas tecnologías para el procesamiento alimentario seguro

Durante el segundo día, los participantes visitaron empresas locales de alimentación y tuvieron la oportunidad de interactuar con otros asistentes.Las reuniones bilaterales se llevaron a cabo de forma organizada y se trataron temas de seguridad alimentaria específicos. Todos los participantes tuvieron la oportunidad de inscribirse en reuniones cara a cara, tanto de empresa con empresa (B2B) como de empresa con académicos (B2A).

El encuentro ofreció a los productores de alimentos artesanales de todos los sectores la oportunidad de comentar los retos comunes de seguridad alimentaria y de intercambiar ideas sobre las mejores prácticas entre ellos y con los expertos e investigadores del ámbito de la seguridad alimentaria.

La coordinación fue el elemento diferenciador de este encuentro respecto a otros encuentros empresariales. Se programó para que coincidiera con el famoso Dingle Food Festival, por lo que los productores de TRADEIT pudieron participar en la carpa de EuroFoodVision. Aquí tuvieron la oportunidad de exhibir sus productos y de reunirse con los principales compradores del sector alimentario de los mercados de Irlanda y del Reino Unido, que participaban en el Dingle Food Festival.

La carpa de EuroFoodVision estaba ubicada en el corazón del festival. Aunque inicialmente estaba cerrada al público para ofrecer a los productores alimentarios la oportunidad de hablar con los compradores, posteriormente se abrió, para permitir a los visitantes del Festival probar los productos de una amplia gama de productores afiliados de TRADEIT.  Los productores no estaban autorizados a vender sus productos, pero pudieron ofrecer muestras en un stand dentro de la carpa y exhibir tanto sus productos alimentarios como su material de marketing.



Algunos productores mantuvieron largas conversaciones con los compradores y conocieron su opinión sobre los productos y su enfoque en el mercado. Muchas más personas recogieron muestras de los productos cuando se abrió la carpa y siguieron visitando la carpa hasta el final del día.

Los comentarios tanto del público como de los compradores se tradujeron en una importante inyección de confianza para muchos de los productores.  La coincidencia de los encuentros empresariales con el festival alimentario ofreció a los productores alimentarios la oportunidad de ver qué estaban haciendo los demás productores alimentarios, de obtener muestras de productos de otros productores y, lo que es más importante, de buscar mercados para sus propios productos, gracias al acceso a la carpa de los compradores y del público en general. 

Hay una famosa frase que reza: que los árboles no le impidan ver el bosque. Este es un problema al que se enfrentan con frecuencia los clientes de las pymes de TRADEIT. Por eso, estamos aquí para ayudarles a crear oportunidades para descubrir nuevas tecnologías y adquirir aquellas tecnologías que puedan resultar más útiles en cada caso.

Para ello hemos organizado con éxito distintas series de encuentros empresariales por toda Europa para reunir a los especialistas e investigadores del sector alimentario y sobre todo a los pequeños productores alimentarios.

Se ha demostrado que, gracias a los encuentros empresariales, es posible reunir a personas que difícilmente podrían hacerlo bajo otras circunstancias. En los seis encuentros que se han celebrado en cuatro países distintos, 712 personas han participado en 627 reuniones. El resultado de estas reuniones han sido diferentes colaboraciones y la adquisición de tecnologías que ya están cambiando las empresas y fomentando el empleo.

La transferencia de tecnologías como consecuencia directa de las reuniones no constituye la única ventaja. Conjuntamente con las reuniones formales, hemos creado muchas oportunidades de interacciones informales que han permitido a productores de nueve países diferentes encontrarse y compartir conocimientos, problemas y las mejores prácticas.  El idioma solo representó una barrera temporal en Potsdam. Cuando los panaderos fueron capaces de ponerse a amasar y a hornear todos juntos y cuando los productores cárnicos se reunieron para degustar pinchos y vino de Logroño, se alcanzó otro nivel de comprensión. Los miembros de la red de TRADEIT siempre estuvieron disponibles para buscar u ofrecer la traducción necesaria, por lo que rápidamente se generaron colaboraciones a raíz de las conversaciones que se iniciaron en un entorno más relajado.

Después de cada encuentro preguntamos a los participantes su opinión sobre la experiencia y estas son algunas de sus respuestas:

«Me encantó reunirme con productores de distintos países e intercambiar información».Dermot, Irlanda, panadero.

«Lo mejor fue el tiempo que tuvimos después de la exposición para hablar con los ponentes». Sami, Finlandia, productor cárnico.

«Fue fantástico conocer el tipo de problemas a los que se enfrentan las empresas cárnicas». Javier, España, productor cárnico.

«Fue una oportunidad para dar un paso atrás y observar mi trabajo y mi empresa desde otras perspectivas. Me ha ayudado a reflexionar y a contribuir en mayor medida cuando se requieren soluciones en distintos aspectos de la empresa». JP, Irlanda, productos lácteos.

«Me gustó mucho disponer de tiempo para mantener conversaciones imprevistas que sin duda fueron las mejores». Volker, Alemania, panadero.

Una y otra vez, los participantes nos contaron que los beneficios que obtuvieron no se limitaron a las interacciones de los encuentros. Durante un breve espacio de tiempo, fueron capaces de salir de sus empresas y de poner en práctica las conversaciones que habían mantenido con sus asesores del centro de referencia. Al principio pensaban que quizás no podrían permitirse abandonar su empresa durante este período de tiempo, pero después, la mayoría se apresuró a ponerse en la cola para asistir a otra reunión. Han surgido alianzas, cooperaciones y transferencias de tecnología de una punta a otra de Europa que no se deben tanto al contenido tecnológico como al ambiente y a las conversaciones que fuimos capaces de inspirar. Además de las colaboraciones que se organizaron directamente, las conversaciones han contribuido al éxito de los encuentros.

Por consiguiente, ¿cuál es la primera lección que se puede extraer de los encuentros empresariales? No solo se trata de los intercambios formales y de los conocimientos que se obtienen durante el proceso. Sabemos que las personas de un mismo sector pueden comprender perfectamente los retos y frustraciones de un contexto concreto, por lo que pueden intercambiar conocimientos de una forma que puede ser tan beneficiosa, si no más, que la mayoría de fuentes de asistencia o intervención.

A lo largo de los seis encuentros empresariales, tuvimos la oportunidad de probar distintos modelos de encuentros, en diferentes lugares y con varias distribuciones.En consecuencia, hemos aprendido algunas lecciones clave.

• Si las actividades se realizan en espacios demasiado dispersos, la gente no se desplaza fácilmente de uno a otro. Esto significa que hay que disponer de una serie de personas destinadas a guiar a los participantes que han concertado reuniones bilaterales, por ejemplo, y que están conversando con los expositores en otra parte del edificio. Las actividades deben distribuirse de manera que los asistentes permanezcan relativamente cerca unos de otros, pero sin abarrotamientos.
• Las actividades de los encuentros empresariales suelen ser una combinación de presentaciones, reuniones (encuentros formales) e interacciones (encuentros informales). El programa también debe incluir un espacio para la comida y la bebida. Según nuestra experiencia, recomendamos disponer de un espacio que permita que estas actividades se lleven a cabo en salas adyacentes (o en una única sala, si es suficientemente grande).
• Fue más sencillo mantener a todo el mundo en una sala cuando estos encuentros empresariales se celebraron en los grandes centros de conferencias y convenciones, especialmente diseñados para ello. Nuestra experiencia nos ha demostrado que las ventajas de celebrar un encuentro empresarial en un centro de exposiciones de nivel internacional compensan las limitaciones. Las limitaciones son 1) los costes y 2) la posibilidad para los participantes de desplazarse a las salas de exposiciones para participar en otras reuniones o ver una exposición.  En este tipo de encuentros puede resultar complicado controlar al público asistente. Además, la gente puede acercarse para ver qué está ocurriendo incluso si no han sido invitados.
• Cada vez es más habitual la distribución de salas para reuniones bilaterales. El software B2Match que utilizamos para los encuentros resultó ser increíblemente útil para la programación y la planificación y nos permitió reducir el número de mesas necesarias. Si el espacio es limitado, hará falta más tiempo para celebrar las reuniones bilaterales y puede resultar complejo obtener un equilibrio adecuado.  Cuanto antes empiece la planificación, más seguro podrá estar acerca del espacio y/o del tiempo necesarios para las reuniones formales.

La gente siempre se agrupará alrededor de la comida y la bebida. Si sitúa la comida y la bebida lejos del resto de las actividades, resultará complicado dirigir a las personas a las reuniones o al espacio de exposición.

Si se realizan diferentes encuentros empresariales en una secuencia de tiempo relativamente corta, puede resultar difícil detenerse y reflexionar sobre lo que ha funcionado bien y lo que no ha funcionado tal y como estaba previsto.

Estos son algunos ejemplos de los temas que se han tratado en las lecciones anteriores:

• ¿La distribución de la sala es la correcta?
• ¿Hay demasiados ponentes técnicos?
• ¿Podemos incluir sesiones prácticas?
• ¿Las pymes y los proveedores de tecnología coinciden de la forma adecuada?
• ¿Los programas de cada día son demasiado largos?
• ...etc.

El objetivo de intentar documentar nuestras experiencias en forma de 10 lecciones se debe en parte a que hemos ido aprendiendo sobre la marcha y a que hemos cometido algunos errores durante el proceso.

Durante la planificación de un gran encuentro, todos los esfuerzos se dirigen a la preparación y se presta muy poca atención a los resultados y al seguimiento. Mientras que las valoraciones de los participantes se pueden ir recopilando sobre la marcha, el software B2Match nos permitió realizar un seguimiento más efectivo después del encuentro para garantizar que se tenían en cuenta todas las opiniones tanto de los participantes como de los ponentes, y no solo las valoraciones positivas que se obtienen en el momento del encuentro, que son importantes pero a la vez limitadas.

Nuestro objetivo siempre ha sido realizar el seguimiento no solo de las pymes participantes, sino también de los ponentes y expositores para determinar las acciones resultantes en un sentido o en otro después del encuentro. Seguimos llevando a cabo este ejercicio, ya que en cualquier momento posterior al encuentro pueden establecerse vínculos y conexiones.

Nuestra última lección es la siguiente: el seguimiento y la reflexión son una parte tan importante del proceso después del encuentro como la planificación y la preparación antes del mismo.