Gli eventi di intermediazione sono elementi importanti del progetto TRADEIT ed è per questo che, attraverso due newsletter, viene esaminato il contributo che, fino ad ora, tali eventi hanno dato al progetto. Questa newsletter è la parte II e si occupa di esaminare le altre cinque lezioni apprese dagli eventi di intermediazione TRADEIT.

Le iniziative di intermediazione mirano a mettere in contatto tra di loro persone che hanno un interesse in comune. Può trattarsi di un problema da risolvere, una soluzione da offrire o un approccio differente da testare o esplorare.  In questo caso, gli elementi comuni sono stati tecnologia e innovazione. Attraverso la nostra azione di intermediazione, abbiamo cercato di mettere in contatto tra loro parti interessate diverse (PMI, fornitori di tecnologie, ricercatori e innovatori) operanti in tutta Europa, attraverso un evento che offrisse ai partecipanti l'opportunità di approfondire il valore e l'impatto degli interventi di supporto all'innovazione nei settori atipici. Nel corso di questi sei eventi, abbiamo evoluto un modello di intermediazione che rappresenta un punto di riferimento per la comunicazione dei progressi tecnologici e dell'innovazione alle PMI che producono alimenti tradizionali nel settore caseario, della lavorazione delle carni e dei prodotti da forno. Oltre alle iniziative specifiche per ogni settore, abbiamo organizzato eventi di intermediazione trasversali a tutti i settori, concentrandoci su sostenibilità, imballaggio e sicurezza alimentare.

Queste due newsletter consentiranno di avere un'istantanea dei punti salienti di tutti gli eventi di intermediazione svoltisi nel 2015. Abbiamo esaminato quanto appreso da questa esperienza per fornire 10 consigli per la pianificazione e la realizzazione di eventi di intermediazione efficaci. Gli articoli contengono tutti i dettagli ma qui riportiamo un riassunto delle 10 lezioni apprese agli eventi di TRADEIT:

Lezioni - Parte II (newsletter precedente, numero 9):

• Imparare sia dagli altri operatori del settore che dagli esperti.
• Considerare i vantaggi di associarsi a un'importante fiera internazionale.
• Proporre soluzioni accessibili e significative.
• Usare le proprie reti.
• Organizzare tour e dimostrazioni pratiche.

Lezioni - Parte II:

• La tecnologia può rendere più facile la pianificazione.
• Creare opportunità di business.
• Fornire ai partecipanti l'occasione di incontrarsi in modo informale.
• La scelta della location e della disposizione degli spazi è importante.
• La riflessione e il follow-up dopo l'evento sono vitali.

Il principale risultato che ci aspettiamo da un evento di intermediazione è il trasferimento di tecnologia. Poco importa come ci si arriva. Abbiamo già discusso del ruolo svolto dai momenti informali e delle opportunità presentate dal networking non programmato ma anche la pianificazione di una serie di incontri è importante. B2Match è il pacchetto che abbiamo scelto per svolgere al meglio questo compito. È il software di elezione della maggior parte delle reti EEN (Enterprise Europe Network) per la gestione degli eventi ed è molto più che un semplice gestionale per l'organizzazione di incontri.

Per gli ospiti che prendono in considerazione la possibilità di partecipare a un evento, il sistema rappresenta lo strumento migliore per valutarlo. Agli organizzatori, invece, permette di creare pagine per trasmettere informazioni sul tema, sul programma e sulla location dell'evento aiutandoli, inoltre, a gestire il lungo processo di registrazione e amministrazione dei partecipanti. Le lingue supportate sono numerose. Ogni partecipante ha l'opportunità di postare un profilo personale e della sua organizzazione, spiegando ciò che cerca e quello che può offrire. La funzione di ricerca consente ai partecipanti di usare i risultati per prenotare degli incontri con le persone di loro interesse.


Pagina del profilo di un evento di intermediazione TRADEIT

Nella seconda fase dell'organizzazione, una volta definite tutte le prenotazioni, il sistema B2Match diventa la vera e propria "sala motori" dell'evento. È in grado di gestire un gran numero di persone, tenendo conto di tutti i vincoli di tempo e spazio al fine di definire un programma che garantisca a ognuno di accedere agli incontri e alle discussioni di interesse nel tempo a disposizione. È uno strumento di grande aiuto, in grado di snellire le procedure. Compila tutti gli elenchi organizzativi utili: disposizione dei tavoli, programmi personali, liste dei partecipanti e un elenco generale, completo di numeri di telefono, che aiuta a identificare rapidamente chi non arriva in tempo per un determinato incontro.

Se tutto questo vi sembra troppo bello per essere vero, va detto che qualcosa può sempre andare storto. Dopotutto, stiamo parlando di persone. Nel corso dei sei eventi di intermediazione, sono emersi anche i punti deboli del sistema di meeting organizzati. Le persone fanno del loro meglio per prenotare incontri di loro interesse ma le informazioni che hanno a disposizione non sempre vengono inserite nel modo più corretto. In alcuni casi, non è stata compresa l'importanza delle opportunità offerte dagli incontri e alcuni piccoli imprenditori hanno fornito profili incompleti o non hanno prenotato i giusti meeting.


Partecipanti agli incontri di intermediazione all'evento TRADEIT di Poznan

Talvolta, come organizzatori, ci siamo ritrovati davanti a tavoli desolatamente vuoti. Le ragioni sono state diverse: in occasione del primo incontro a Potsdam, c'è stato uno sciopero dei treni che ha impedito ad alcuni partecipanti di arrivare.  Abbiamo scoperto, inoltre, che alcune persone si erano già incontrate e avevano discusso in occasioni più informali.  Anche la lingua ha costituito un problema: il sistema chiede quali sono le lingue parlate ma non fornisce ulteriori informazioni al riguardo. In alcuni casi, è stato necessario cercare di fretta l'interprete per le lingue coinvolte. La rigida organizzazione del sistema, inoltre, non ha permesso di gestire al meglio le modifiche al programma. In caso di ritardi, ad esempio, si è creata una certa confusione e non è stato semplice riprogrammare in base alle nuove circostanze. Chi, per difficoltà relative alla lingua o di altra natura, non è riuscito a rispettare il nuovo programma, è arrivato al momento sbagliato o non è riuscito a partecipare agli incontri, con conseguente insoddisfazione.

Dopo l'evento, abbiamo utilizzato il sistema di mailing integrato per acquisire il feedback dei partecipanti e supportare le partnership che si erano create. Ciò si è rivelato molto utile e più efficace rispetto a provare a stabilire quali siano stati gli incontri casuali utili ma, come per tutti gli eventi e gli strumenti di networking, per vedere il reale risultato ci vorrà qualche anno.

Questo evento di intermediazione, l'ultimo della serie, ha affrontato l'importante argomento della sicurezza alimentare, riunendo produttori ed esperti in sicurezza alimentare di tutta Europa. Lo scopo era quello di presentare le tecnologie adatte ai produttori di alimenti tradizionali e di agevolare lo scambio di best practice in un settore di vitale importanza come quello della sicurezza alimentare.

Come avvenuto in precedenti eventi di intermediazione, il programma era costituito da una combinazione di presentazioni, incontri e dimostrazioni tra produttori di alimenti tradizionali, esperti in sicurezza alimentare e fornitori di tecnologie per la sicurezza alimentare. I principali argomenti in agenda erano:

• Rilevazione di contaminazione alimentare
• Localizzazione, tracciamento e autenticazione degli alimenti
• Pulizia e disinfezione
• Nuove tecnologie per la lavorazione alimentare sicura

Il secondo giorno, i partecipanti hanno visitato le imprese alimentari locali e avuto l'opportunità di creare nuove relazioni. Sono stati organizzati incontri bilaterali attorno a temi specifici di sicurezza alimentare e i partecipanti hanno avuto la possibilità di prenotare incontri privati, sia business-to-business (B2B) che business-to-academia (B2A).

Ai produttori di alimenti artigianali l'evento ha offerto l'opportunità di discutere le sfide poste dalla sicurezza alimentare e di condividere le idee sulle best practice, anche con esperti e ricercatori del settore.

Quello che ha contraddistinto questo evento rispetto agli altri è stata la scelta dei tempi. Essendo stato organizzato in coincidenza con il famoso Dingle Food Festival, i produttori di TRADEIT hanno potuto accedere all'area EuroFoodVision dove hanno avuto la possibilità di mostrare i loro prodotti e incontrare i principali compratori del settore alimentare del mercato irlandese e inglese che partecipavano al Dingle Food Festival.

L'area EuroFoodVision si trovava al centro dello spazio dedicato al festival e, anche se inizialmente chiusa al pubblico per favorire l'incontro tra produttori e compratori, è stata successivamente aperta per permettere ai visitatori del festival di assaggiare i prodotti di tutta una serie di aziende affiliate a TRADEIT.  Pur non avendo il permesso di vendere i loro prodotti, le aziende hanno potuto offrire assaggi e mostrare, presso gli stand, prodotti e materiali di marketing.



Diversi produttori hanno discusso con i compratori e ottenuto feedback sui loro prodotti e sull'approccio al mercato. Una volta aperta al pubblico, l'area è stata visitata da molte le persone che hanno assaggiato i prodotti, il flusso è stato costante fino a fine giornata.

Il feedback del pubblico e dei compratori ha infuso fiducia a molti produttori.  Organizzare gli eventi di intermediazione in coincidenza con il festival alimentare ha dato ai produttori l'opportunità di confrontarsi con gli altri, assaggiare i loro prodotti e - cosa ancora più importante - di trovare nuovi mercati, attraverso l'accesso ai compratori e al pubblico in generale.

Talvolta, ci si concentra molto sui problemi maggiori, perdendo di vista il quadro generale. È un problema con cui le PMI di TRADEIT si devono confrontare continuamente. Ed è anche una delle problematiche più importanti che possiamo contribuire a risolvere, creando opportunità per scoprire nuove tecnologie e favorendo il processo di acquisizione di quelle più adatte a ogni azienda.

Per farlo, abbiamo organizzato con successo una serie di eventi di intermediazione in tutta Europa, consentendo l'incontro tra specialisti dell'industria alimentare, ricercatori e piccoli produttori alimentari.

Gli eventi di intermediazione sono un modo collaudato per incontrare persone con cui è difficile parlare in altre circostanze. Nel corso dei sei eventi in quattro differenti paesi, 712 persone hanno partecipato a 627 incontri separati. Questi incontri si sono spesso tradotti in collaborazioni e acquisizione di tecnologie che stanno cambiando il volto delle imprese e aumentando l'occupazione.

Il trasferimento delle tecnologie non è comunque l'unico vantaggio degli eventi che organizziamo. Parallelamente ai meeting formali, abbiamo creato diverse opportunità per incontri informali e consentito ai produttori provenienti da nove differenti paesi di incontrarsi, scambiare conoscenze e discutere problemi e best practice.  A Potsdam, la lingua è stata solo una barriera temporanea. Quando i maestri panificatori si sono ritrovati insieme con "le mani in pasta" e quando, a Logroño, i produttori di carne si sono trovati davanti a spiedini e vino, è stato raggiunto un altro livello di intesa. Quando necessario, i membri della rete TRADEIT sono sempre stati a disposizione per fornire servizi di interpretariato e, in seguito alle conversazioni intrattenute in ambienti più informali, sono nate preziose collaborazioni.

Dopo ogni evento, abbiamo chiesto ai partecipanti un feedback sull'esperienza ed ecco alcune testimonianze:

“Ho davvero apprezzato la possibilità di incontrare produttori di diversi paesi e condividere informazioni ed esperienze”. Dermot, Irlanda, prodotti da forno.

“Uno dei migliori aspetti è stato la possibilità di parlare personalmente con i relatori dopo le loro presentazioni”. Sami, Finlandia, produttore di carni.

“Conoscere i problemi delle aziende che si occupano della lavorazione delle carni è stato molto interessante”. Javier, Spagna, produttore di carni.

“È stata una possibilità di fare un passo indietro e considerare il mio lavoro da una prospettiva diversa. Sono tornato a casa con gli strumenti che mi consentono di trovare le soluzioni necessarie nei     vari aspetti dell'attività”. JP, Irlanda, prodotti lattiero-caseari.

“È stata un'ottima occasione per intrattenere alcuni colloqui interessanti, che si sono rivelati molto utili”. Volker, Germania, prodotti da forno.

Ancora una volta, i partecipanti hanno confermato di aver ottenuto dagli eventi molto più che semplici interazioni. Hanno avuto la possibilità di uscire dalle loro aziende per un po' e riflettere sulle conversazioni avute con gli Hub Advisor. Mentre prima sostenevano di non potere lasciare le loro attività per dedicarsi agli eventi, molti si sono subito messi in coda per partecipare a un altro incontro. Sono numerose le partnership, le collaborazioni e i trasferimenti di tecnologia sorti in tutta Europa che devono poco al contenuto tecnologico e molto all'atmosfera rilassata e alle conversazioni che siamo stati in grado di ispirare. Se a questo si aggiungono le cooperazioni organizzate direttamente, si può concludere che gli eventi hanno avuto davvero un grande successo.

Qual è, quindi, il messaggio più importante trasmesso dall'intermediazione? Non si tratta solo di scambi formali o di conoscenze acquisite. Sappiamo che persone che lavorano nello stesso settore possono comprendere per esperienza diretta le sfide e le difficoltà di un particolare contesto; i professionisti possono condividere le conoscenze in modo altrettanto o ancor più vantaggioso di quello della maggior parte delle altre fonti di supporto o intervento.

Nel corso dei sei eventi, abbiamo avuto l'opportunità di provare una serie di modelli di intermediazione in diverse location e con una diversa organizzazione degli spazi. Questo ci ha consentito di apprendere alcune lezioni chiave.

• Se le attività si svolgono in luoghi distanti tra loro, i partecipanti riescono a fatica a seguire tutto ciò a cui sono interessati. Ciò significa dover disporre di uno staff che tenga traccia dei partecipanti che hanno organizzato, ad esempio, incontri bilaterali e sono impegnati in un'altra parte dell'edificio. Le attività devono essere organizzate in modo da mantenere i partecipanti relativamente vicini, senza però creare situazioni di sovraffollamento.
• Le attività di intermediazione tendono a essere una combinazione di presentazioni, incontri formali e incontri informali, senza dimenticare lo spazio da riservare a pranzi, cene, ecc. L'esperienza ci ha insegnato che è meglio trovare una location che consenta di svolgere queste attività in sale adiacenti o in una sola sala, se grande a sufficienza.
• Riunire i partecipanti in una sola sala è stato più facile quando gli eventi di intermediazione si sono svolti in grandi centri congressi, appositamente costruiti. Abbiamo constatato che i vantaggi di organizzare un evento di intermediazione presso spazi dedicati a esposizioni e conferenze internazionali controbilanciano i limiti che sono, prima di tutto, il costo e, in secondo luogo, il rischio che i partecipanti si muovano tra i padiglioni espositivi per prendere parte ad altri incontri o per visitare la fiera.  Durante gli eventi, tenere traccia del pubblico presente può essere difficile. D'altra parte, le persone possono prendere parte a un evento anche senza invito.
• L'attenzione alla disposizione delle sale per incontri bilaterali è in aumento. Il software B2Match che abbiamo utilizzato per gli eventi è stato molto utile per programmare e pianificare tutto, fino persino il numero di tavoli necessari. Se lo spazio è limitato, occorre più tempo per organizzare gli incontri bilaterali e raggiungere il giusto equilibrio può risultare difficile.  Avviando prima la fase di pianificazione, è possibile stabilire con più facilità gli spazi e tempi necessari per gli incontri formali.

Le persone amano riunirsi attorno a cibo e bevande. Se le aree predisposte a questi momenti sono distanti dal punto in cui si svolge il resto delle attività, può essere difficile riunire le persone per gli incontri o presso gli spazi espositivi.

Organizzare una serie di eventi di intermediazione in successione relativamente rapida rende talvolta difficile fermarsi a riflettere su cosa ha funzionato bene e su cosa non è andato come previsto.

Alcune delle questioni trattate nelle lezioni di cui sopra sono casi emblematici, come:

• Il layout della sala era quello giusto?
• C'erano troppi relatori tecnici?
• Possiamo inserire sessioni pratiche?
• PMI e fornitori di tecnologie sono ben assortiti?
• Le giornate sono troppo lunghe?
• ...e così via.

La decisione di documentare le nostre esperienze in 10 lezioni è legata al fatto che la pratica ci ha insegnato molto durante il lungo percorso, che non è stato privo di errori.

Quando si pianifica un grande evento, tutti gli sforzi sono indirizzati verso la preparazione e si pensa poco ai risultati e al follow-up. Il feedback immediato da parte dei partecipanti è importante ma ciò che B2Match ci ha consentito di fare è stato ottenere un follow-up più ragionato, successivo all'evento, per ricevere un parere ponderato e non solo un feedback "emozionale" da parte di partecipanti e relatori.

È nostro intento interpellare non solo le PMI partecipanti ma anche relatori ed espositori, per capire quali iniziative sono state realmente intraprese dopo gli eventi. Questa fase è ancora in pieno svolgimento, poiché i contatti avvengono in seguito all'evento.

La nostra ultima lezione è relativa alla fondamentale importanza di follow-up e riflessione dopo l'evento, pari a quella di pianificazione e preparazione prima.