In questo numero
Caratteristica Articolo
Lezione 6: la tecnologia può rendere più facile la pianificazione
Lezione 7: creare opportunità
Lezione 8: fornire ai partecipanti l'occasione di incontrarsi in modo informale
Lezione 9: la scelta della location e la disposizione degli spazi sono elementi importanti
Lezione 10: riflessione e follow-up sono vitali
Lezione 9: la scelta della location e la disposizione degli spazi sono elementi importanti
 

Nel corso dei sei eventi, abbiamo avuto l'opportunità di provare una serie di modelli di intermediazione in diverse location e con una diversa organizzazione degli spazi. Questo ci ha consentito di apprendere alcune lezioni chiave.

  • Se le attività si svolgono in luoghi distanti tra loro, i partecipanti riescono a fatica a seguire tutto ciò a cui sono interessati. Ciò significa dover disporre di uno staff che tenga traccia dei partecipanti che hanno organizzato, ad esempio, incontri bilaterali e sono impegnati in un'altra parte dell'edificio. Le attività devono essere organizzate in modo da mantenere i partecipanti relativamente vicini, senza però creare situazioni di sovraffollamento.
  • Le attività di intermediazione tendono a essere una combinazione di presentazioni, incontri formali e incontri informali, senza dimenticare lo spazio da riservare a pranzi, cene, ecc. L'esperienza ci ha insegnato che è meglio trovare una location che consenta di svolgere queste attività in sale adiacenti o in una sola sala, se grande a sufficienza.
  • Riunire i partecipanti in una sola sala è stato più facile quando gli eventi di intermediazione si sono svolti in grandi centri congressi, appositamente costruiti. Abbiamo constatato che i vantaggi di organizzare un evento di intermediazione presso spazi dedicati a esposizioni e conferenze internazionali controbilanciano i limiti che sono, prima di tutto, il costo e, in secondo luogo, il rischio che i partecipanti si muovano tra i padiglioni espositivi per prendere parte ad altri incontri o per visitare la fiera.  Durante gli eventi, tenere traccia del pubblico presente può essere difficile. D'altra parte, le persone possono prendere parte a un evento anche senza invito.
  • L'attenzione alla disposizione delle sale per incontri bilaterali è in aumento. Il software B2Match che abbiamo utilizzato per gli eventi è stato molto utile per programmare e pianificare tutto, fino persino il numero di tavoli necessari. Se lo spazio è limitato, occorre più tempo per organizzare gli incontri bilaterali e raggiungere il giusto equilibrio può risultare difficile.  Avviando prima la fase di pianificazione, è possibile stabilire con più facilità gli spazi e tempi necessari per gli incontri formali.

Le persone amano riunirsi attorno a cibo e bevande. Se le aree predisposte a questi momenti sono distanti dal punto in cui si svolge il resto delle attività, può essere difficile riunire le persone per gli incontri o presso gli spazi espositivi.

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