W tym numerze
Funkcja Artykuł
Wniosek 6: Technologia może ułatwić planowanie
Wniosek 7: Tworzenie możliwości biznesowych
Wniosek 8: Warto zapewnić czas, aby uczestnicy mogli spotkać się w nieformalnych warunkach
Wniosek 9: Wybór miejsca i układu pomieszczeń jest ważny
Wniosek 10: Refleksje i wnioski wyciągnięte po wydarzeniu mają kluczowe znaczenie
Wniosek 6: Technologia może ułatwić planowanie

Głównym wynikiem spotkania kooperacyjnego jest transfer technologii. Tak naprawdę nie ma znaczenia, w jaki sposób się uzyska ten cel. Omówiliśmy już rolę przestojów i możliwości dostępnych dzięki nieoczekiwanemu nawiązywaniu szerokich kontaktów, ale ważne jest również, aby umówić kilka zaplanowanych spotkań. Aby pomóc sobie w realizacji tego planu, wybraliśmy pakiet B2Match. Jest to najczęściej wybierany pakiet Enterprise Europe Networks do zarządzania wydarzeniami, który oferuje więcej niż zarządzanie spotkaniami.

Dzięki temu systemowi uczestnik spotkania w jednym miejscu znajdzie wszystkie informacje o wydarzeniu, w którym chce uczestniczyć. Pozwala to organizatorom tworzyć strony służące do przekazywania informacji na temat wydarzeń, programu i lokalizacji; następnie obsługiwane są wszystkie czasochłonne działania administracyjne dotyczące rejestracji uczestników. Obsługa może odbywać się w wielu językach. Każdy uczestnik może zamieścić swój profil, informacje o organizacji, a także zapotrzebowanie lub oferty. Rozwiązanie umożliwia wyszukiwanie, a uczestnicy mogą wykorzystywać wyniki swoich wyszukiwań do rezerwacji spotkań z osobami, których działalność lub badania ich interesują.


Strona profilu spotkania kooperacyjnego TRADEIT

Gdy data wydarzenia się zbliża i wszystkie rezerwacje są już złożone, system B2Match przekształca się w system do zarządzania wydarzeniem. Jest w stanie obsłużyć dużą liczbę uczestników przy zadanych ograniczeniach czasowych i przestrzennych oraz uwzględnić to wszystko, tworząc harmonogram, który zagwarantuje, że każdy uczestnik dotrze na spotkanie i weźmie udział w dyskusjach w danym czasie. Narzędzie to zmniejsza nakład pracy. Łączy wszystkie listy organizacyjne, których możesz potrzebować: plany ustawienia stolików, harmonogramy osobiste, pełne katalogi uczestników oraz wszystkie ważne harmonogramy organizatora wraz z numerami telefonów, które będą pomocne w odnalezieniu spóźniających się osób.

Jeśli to wszystko brzmi zbyt dobrze, aby mogło być prawdziwe, to należy jeszcze pamiętać, że spotkania mogą nie zakończyć się sukcesem. Wszyscy jesteśmy w końcu ludźmi. Podczas sześciu spotkań kooperacyjnych ujawniła się większość słabości systemu organizowania spotkań. Uczestnicy chętnie rezerwują udział w odpowiednich spotkaniach, ale z podawaniem informacji o swojej działalności nie jest już tak dobrze. Niektórzy właściciele małych firm nie rozumieją znaczenia możliwości oferowanych na spotkaniach i nie uzupełniają swoich profili w wystarczający sposób lub nie rezerwują odpowiednich spotkań.


Uczestnicy spotkań kooperacyjnych na spotkaniu TRADEIT w Poznaniu

Jako organizatorzy czasami z niepokojem patrzymy na puste stoliki. Może być wiele przyczyn takiego stanu – przed pierwszym spotkaniem w Poczdamie wydarzył się wypadek kolejowy i wielu uczestników nie mogło przybyć.  Okazało się też, że niektóre osoby wcześniej już się spotkały i miały możliwość dyskusji w bardziej swobodnych warunkach.  Problemem może być również język. Chociaż w systemie należy podać informacje o językach, nie ma w nim informacji, czy istnieje dopasowanie. W kilku przypadkach można było zaobserwować osoby poszukujące tłumacza. Ten zaawansowany system nie poradził sobie ze zmianami w programie. Gdy wystąpiły opóźnienia, w sztywno zdefiniowanych ramach systemu wystąpił zamęt podczas próby dostosowania programu do bieżącej sytuacji. Osoby, które z powodu problemów językowych lub trudności w skupieniu uwagi, nie były w stanie nadążyć za harmonogramem spotkań i spóźniały się albo nie docierały na spotkanie, wyrażały niezadowolenie.

Po zakończeniu imprezy udało nam się skorzystać z wbudowanego systemu mailingowego, aby pozyskać opinie uczestników oraz pomóc im w utrzymaniu kontaktów, które zostały nawiązane. Były to działania bardzo przydatne i znacznie bardziej skuteczne niż próby ustalenia, które spotkania były użyteczne. Jednak – podobnie jak w przypadku wszystkich wydarzeń i narzędzi networkingowych – prawdziwe wyniki tych działań pojawią się w ciągu kolejnych lat

Email Newsletter Software by Newsweaver