Ao longo dos seis eventos de mediação, tivemos a oportunidade de experimentar vários modelos de mediação, com diferentes tipos de organização e espaços. Consequentemente, aprendemos várias lições importantes.

• Se as atividades estiverem demasiado distribuídas, as pessoas não se deslocam prontamente de uma atividade para a outra. Isto significa que é necessário ter uma equipa a procurar os participantes que tenham agendado reuniões bilaterais (por exemplo) e estejam a conversar com os expositores noutro ponto do edifício. As atividades têm de ser organizadas de forma a manter as pessoas relativamente perto, sem sobrelotar o espaço.
• As atividades de mediação tendem a ser uma combinação de apresentações, reuniões (networking formal) e networking (reuniões informais). O programa tem de incluir espaço para os alimentos. Pela nossa experiência, sabemos que será melhor procurar um espaço que permita a realização destas atividades em salas adjacentes (ou numa só sala, se for suficientemente grande).
• Manter as pessoas numa única sala era a solução mais fácil para nós quando os eventos de mediação decorriam nos grandes centros de conferências e convenções, construídos para este fim. Sabemos, por experiência, que as vantagens de realizar um evento de mediação numa conferência e feira internacional suplantam as limitações. As limitações são 1) o custo e 2) a possibilidade de os participantes migrarem para os pavilhões da exposição para outras reuniões ou para assistirem à demonstração.  Nestes eventos, controlar o público convidado pode ser complicado. Pelo lado positivo, as pessoas podem chegar e ver o que está a acontecer, mesmo que não tenham sido convidadas.
• Existe uma convenção crescente relativa à organização de espaços para as reuniões bilaterais. O software B2Match que utilizámos para os eventos foi incrivelmente útil para o agendamento e o planeamento – incluindo o número de mesas de que iríamos precisar. Se o espaço for limitado, é preciso mais tempo para realizar reuniões bilaterais e alcançar um equilíbrio pode ser complicado.  Quanto mais cedo começar o planeamento, mais certo poderá estar acerca do espaço e/ou tempo necessários para as reuniões formais.

As pessoas irão sempre reunir-se à volta da comida e da bebida. Se os colocar longe do ponto onde decorrem as restantes atividades, poderá ter dificuldade em que as pessoas vão às reuniões ou visitem o espaço de exposição.