In dieser Ausgabe
Feature-Artikel
Lehre 6: Technologie kann die Planung vereinfachen
Lehre 7: Gelegenheiten schaffen
Lehre 8: Leerlaufzeiten einplanen, in denen sich die Teilnehmer informell treffen können
Lehre 9: Auswahl und räumliche Aufteilung des Veranstaltungsorts sind wichtig
Lehre 10: Reflexion und Nachbearbeitung sind unerlässlich
Lehre 9: Auswahl und räumliche Aufteilung des Veranstaltungsorts sind wichtig
 

Im Verlauf der sechs Vermittlungsveranstaltungen hatten wir Gelegenheit, eine Reihe von Vermittlungsmodellen mit verschiedenen räumlichen Aufteilungen und Veranstaltungsorten auszuprobieren. Daraus ergaben sich einige der wichtigsten Lehren.

  • Wenn die Aktivitäten zu weit verteilt sind, gehen die Teilnehmer nicht so gern von einer Aktivität zur nächsten. Das bedeutet, Sie brauchen einige Leute, die den Überblick über die Teilnehmer behalten und diejenigen finden, die beispielsweise bilaterale Treffen arrangiert haben oder in einem anderen Teil des Gebäudes mit den Ausstellern plaudern. Aktivitäten müssen so arrangiert werden, dass die Teilnehmer relativ nah beieinander bleiben, ohne dass das Gedränge zu groß wird.
  • Die Vermittlungsaktivitäten werden häufig zu einer Kombination aus Präsentationen, Treffen (formelles Networking) und Networking (informelle Treffen). Das Programm muss Raum für Lebensmittel bieten. Unserer Erfahrung nach ist es am besten, wenn Sie einen Veranstaltungsort finden, der solche Aktivitäten in angrenzenden Räumlichkeiten ermöglicht (oder im gleichen Raum, falls er groß genug ist).
  • Wir fanden es am einfachsten, die Teilnehmer in einem Raum zu halten, wenn die Vermittlungsveranstaltungen in einem großen Konferenzzentrum abgehalten wurden, das für diese Zwecke gebaut wurde. Unsere Erfahrung zeigt, dass die Durchführung einer Vermittlungsveranstaltung auf einer internationalen Messe mehr Vorteile als Nachteile hat. Die Einschränkungen sind 1) die Kosten und 2) die Möglichkeit, dass die Teilnehmer in die Ausstellungshallen abwandern, um zu anderen Treffen zu gehen oder die Messe zu besuchen.  Bei solchen Veranstaltungen ist es manchmal schwierig, den Überblick über die Besucher zu behalten. Dagegen ist ein Pluspunkt, dass Personen vorbeikommen können, um sich über die Veranstaltung zu informieren, auch wenn sie nicht eingeladen waren.
  • Die Aufteilung der Räume wird immer häufiger so gestaltet, dass sie bilaterale Treffen ermöglicht. Die für die Veranstaltungen genutzte B2Match Software war unglaublich hilfreich für die Planung – bis hin zur Anzahl der benötigten Tische. Wenn das Platzangebot begrenzt ist, benötigen Sie mehr Zeit für die Durchführung bilateraler Treffen, und es wird schwieriger, die richtige Balance zu finden.  Je früher die Planung beginnt, desto mehr Sicherheit gewinnen Sie hinsichtlich des verfügbaren Platzangebots und/oder der Zeit, die für die formellen Treffen benötigt wird.

Menschen kommen immer dort zusammen, wo es etwas zu essen und zu trinken gibt. Wenn Sie diese Stellen weit abseits von den übrigen Aktivitäten anordnen, kann es schwierig werden, die Teilnehmer zu den Treffen oder an den Ausstellungsbereichen zu versammeln.

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