In questo numero
Caratteristica Articolo
Lezione 6: la tecnologia può rendere più facile la pianificazione
Lezione 7: creare opportunità
Lezione 8: fornire ai partecipanti l'occasione di incontrarsi in modo informale
Lezione 9: la scelta della location e la disposizione degli spazi sono elementi importanti
Lezione 10: riflessione e follow-up sono vitali
Lezione 6: la tecnologia può rendere più facile la pianificazione

Il principale risultato che ci aspettiamo da un evento di intermediazione è il trasferimento di tecnologia. Poco importa come ci si arriva. Abbiamo già discusso del ruolo svolto dai momenti informali e delle opportunità presentate dal networking non programmato ma anche la pianificazione di una serie di incontri è importante. B2Match è il pacchetto che abbiamo scelto per svolgere al meglio questo compito. È il software di elezione della maggior parte delle reti EEN (Enterprise Europe Network) per la gestione degli eventi ed è molto più che un semplice gestionale per l'organizzazione di incontri.

Per gli ospiti che prendono in considerazione la possibilità di partecipare a un evento, il sistema rappresenta lo strumento migliore per valutarlo. Agli organizzatori, invece, permette di creare pagine per trasmettere informazioni sul tema, sul programma e sulla location dell'evento aiutandoli, inoltre, a gestire il lungo processo di registrazione e amministrazione dei partecipanti. Le lingue supportate sono numerose. Ogni partecipante ha l'opportunità di postare un profilo personale e della sua organizzazione, spiegando ciò che cerca e quello che può offrire. La funzione di ricerca consente ai partecipanti di usare i risultati per prenotare degli incontri con le persone di loro interesse.


Pagina del profilo di un evento di intermediazione TRADEIT

Nella seconda fase dell'organizzazione, una volta definite tutte le prenotazioni, il sistema B2Match diventa la vera e propria "sala motori" dell'evento. È in grado di gestire un gran numero di persone, tenendo conto di tutti i vincoli di tempo e spazio al fine di definire un programma che garantisca a ognuno di accedere agli incontri e alle discussioni di interesse nel tempo a disposizione. È uno strumento di grande aiuto, in grado di snellire le procedure. Compila tutti gli elenchi organizzativi utili: disposizione dei tavoli, programmi personali, liste dei partecipanti e un elenco generale, completo di numeri di telefono, che aiuta a identificare rapidamente chi non arriva in tempo per un determinato incontro.

Se tutto questo vi sembra troppo bello per essere vero, va detto che qualcosa può sempre andare storto. Dopotutto, stiamo parlando di persone. Nel corso dei sei eventi di intermediazione, sono emersi anche i punti deboli del sistema di meeting organizzati. Le persone fanno del loro meglio per prenotare incontri di loro interesse ma le informazioni che hanno a disposizione non sempre vengono inserite nel modo più corretto. In alcuni casi, non è stata compresa l'importanza delle opportunità offerte dagli incontri e alcuni piccoli imprenditori hanno fornito profili incompleti o non hanno prenotato i giusti meeting.


Partecipanti agli incontri di intermediazione all'evento TRADEIT di Poznan

Talvolta, come organizzatori, ci siamo ritrovati davanti a tavoli desolatamente vuoti. Le ragioni sono state diverse: in occasione del primo incontro a Potsdam, c'è stato uno sciopero dei treni che ha impedito ad alcuni partecipanti di arrivare.  Abbiamo scoperto, inoltre, che alcune persone si erano già incontrate e avevano discusso in occasioni più informali.  Anche la lingua ha costituito un problema: il sistema chiede quali sono le lingue parlate ma non fornisce ulteriori informazioni al riguardo. In alcuni casi, è stato necessario cercare di fretta l'interprete per le lingue coinvolte. La rigida organizzazione del sistema, inoltre, non ha permesso di gestire al meglio le modifiche al programma. In caso di ritardi, ad esempio, si è creata una certa confusione e non è stato semplice riprogrammare in base alle nuove circostanze. Chi, per difficoltà relative alla lingua o di altra natura, non è riuscito a rispettare il nuovo programma, è arrivato al momento sbagliato o non è riuscito a partecipare agli incontri, con conseguente insoddisfazione.

Dopo l'evento, abbiamo utilizzato il sistema di mailing integrato per acquisire il feedback dei partecipanti e supportare le partnership che si erano create. Ciò si è rivelato molto utile e più efficace rispetto a provare a stabilire quali siano stati gli incontri casuali utili ma, come per tutti gli eventi e gli strumenti di networking, per vedere il reale risultato ci vorrà qualche anno.

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