Nesta edição
Artigo em Destaque
Lição 6: A tecnologia pode facilitar o planeamento
Lição 7: Criar oportunidades
Lição 8: Integração de algum tempo livre para que os participantes possam conhecer-se informalmente
Lição 9: Importância da escolha e organização do espaço do evento
Lição 10: Importância fundamental das reflexões e seguimento
Lição 6: A tecnologia pode facilitar o planeamento

O resultado principal de um evento de medição de que precisamos é a transferência de tecnologia. Não é, realmente, importante o modo como se alcança esse fim. Já discutimos a importância dos tempos livres e as oportunidades oferecidas pelo serendipitoso networking, mas também é importante criar algumas reuniões com garantias. O B2Match foi o pacote que escolhemos para nos ajudar. É a primeira escolha da maioria das redes europeias de empresas (Enterprise Europe Networks) para gerirem os seus eventos e oferece mais do que um simples gestor de reuniões.

O sistema oferece aos convidados do evento um local único de acesso ao evento que estão a planear. Permite que os organizadores criem páginas para fornecerem informações sobre o tema, o programa e a localização do evento; depois, processa todas as morosas tarefas administrativas do registo de participantes. O sistema processa, inclusivamente, diversas línguas. Cada participante tem a oportunidade de publicar um perfil de si mesmo, da sua entidade e das suas necessidades ou ofertas. O sistema é pesquisável e os participantes podem usar os resultados das pesquisas para agendarem reuniões com pessoas cujas empresas ou pesquisas lhes interessem.


A página de perfil de um evento de mediação TRADEIT

Na data de realização do evento, e depois de todas as reuniões terem sido agendadas, o sistema B2Match torna-se no motor do evento. Ele considera grandes números de pessoas, com as limitações de tempo e espaço que lhe indica, e organiza tudo, criando um programa que assegura que todos realizam as suas reuniões e discussões no tempo disponível. É uma ferramenta que poupa muito trabalho. O sistema compila todas as listas organizacionais de que poderá precisar: planos de mesas, agendas pessoais, diretórios de participantes completos e a importantíssima agenda do organizador, preenchida com números de telefone para o ajudarem a encontrar alguém que não chegue a horas à sua reunião.

Se isto lhe parecer bom demais para ser verdade, é importante reconhecer que as reuniões ainda podem correr mal. Afinal, estamos a lidar com seres humanos. Ao longo de seis eventos de mediação, revelou-se a maioria das deficiências do sistema organizado de reuniões. As pessoas dão o seu melhor para agendarem reuniões relevantes, mas a informação correspondente que possuem depende da informação fornecida. Alguns proprietários de pequenas empresas não compreenderam a importância das oportunidades oferecidas pelas reuniões e apresentaram perfis fracos ou não agendaram as reuniões certas.


Participantes em reuniões de mediação no evento TRADEIT em Poznan

Enquanto organizadores, ficámos, por vezes, a olhar preocupados para mesas vazias. Houve muitas razões para tal – na primeira reunião, em Potsdam, houve uma greve dos comboios e alguns participantes não puderam comparecer.  Também descobrimos que algumas pessoas já se tinham encontrado e tido a sua reunião em oportunidades de networking mais descontraídas.  A língua também pode ser um problema. Apesar de o sistema perguntar quais são as línguas faladas pelos participantes, ele não fornece informações sobre se existe uma correspondência. Em algumas ocasiões, demos por nós a correr pelo local do evento, à procura de um tradutor que dominasse as línguas em questão. O sistema altamente organizado não lidou bem com alterações ao programa. Quando os programas se atrasaram, este sistema, que depende de horários rígidos, gerou confusão ao tentarmos efetuar uma reorganização em função das novas circunstâncias. As pessoas que, por dificuldades linguísticas ou défice de atenção, não acompanharam o novo calendário das reuniões começaram a aparecer à hora errada ou nem sequer apareceram, gerando uma certa insatisfação.

Após o evento, pudemos usar o sistema de reuniões integrado para contactar novamente os participantes, com vista a obtermos um feedback e a prestarmos assistência às parcerias que se tinham formado. Isto foi muito útil e muito mais eficaz do que tentar determinar que reuniões serendipitosas tinham sido úteis. Mas, tal como acontece com todos os eventos e ferramentas de networking, as provas concretas irão desenvolver-se ao longo dos próximos anos.

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