A conclusão dos eventos de mediação é um marco importante para a TRADEIT, pelo que dois boletins informativos se concentram na contribuição que estes eventos têm vindo a prestar ao projeto. O presente boletim informativo representa a segunda parte, concentrando-se nos eventos de mediação TRADEIT e nas outras cinco lições aprendidas.

O ato de mediação está a reunir indivíduos com um interesse comum. Pode ser um problema que é necessário resolver, uma solução a oferecer ou uma abordagem diferente que é necessário testar ou explorar.  Os pontos comuns são a tecnologia e a inovação. Através da mediação, tentámos criar uma oportunidade de interligar uma diversidade de interessados (PME, fornecedores de tecnologia, investigadores e inovadores) de toda a Europa, num evento com o objetivo de oferecer oportunidades únicas para que os participantes adquiram uma perceção do valor e do impacto de intervenções de suporte inovadoras em setores pouco convencionais. Ao longo de seis eventos, desenvolvemos um modelo de mediação que oferece um exemplo de melhores práticas para a comunicação de avanços tecnológicos e inovação a PME de produção alimentar tradicional, nos setores dos laticínios, carne e panificação. Para além de eventos específicos dos setores, realizámos eventos de mediação transversais a todos os setores, com ênfase na sustentabilidade, embalagem e segurança alimentar.

Estes dois boletins informativos apresentam os destaques de cada evento de mediação realizado ao longo do ano de 2015. Tentámos apurar as principais lições da nossa experiência e usámo-las para um resumo de 10 recomendações para o planeamento e execução de eventos de mediação eficazes. Os artigos contém os pormenores, mas apresentamos, aqui, um sumário das 10 lições aprendidas com os eventos TRADEIT:

Primeira parte (boletim informativo anterior, edição 9):

• Aprender com os outros e com os especialistas.
• Considerar as vantagens da associação a uma exposição internacional importante.
• Concentração no que é importante e relevante para o público.
• Utilização das redes.
• Utilização de visitas guiadas e demonstrações práticas.

Segunda parte:

• A tecnologia pode facilitar o planeamento.
• Criação de oportunidades de negócio.
• Integração de algum tempo livre para que os participantes possam conhecer-se informalmente.
• Importância da escolha e organização do espaço do evento.
• Importância fundamental das reflexões e seguimento após o evento.

O resultado principal de um evento de medição de que precisamos é a transferência de tecnologia. Não é, realmente, importante o modo como se alcança esse fim. Já discutimos a importância dos tempos livres e as oportunidades oferecidas pelo serendipitoso networking, mas também é importante criar algumas reuniões com garantias. O B2Match foi o pacote que escolhemos para nos ajudar. É a primeira escolha da maioria das redes europeias de empresas (Enterprise Europe Networks) para gerirem os seus eventos e oferece mais do que um simples gestor de reuniões.

O sistema oferece aos convidados do evento um local único de acesso ao evento que estão a planear. Permite que os organizadores criem páginas para fornecerem informações sobre o tema, o programa e a localização do evento; depois, processa todas as morosas tarefas administrativas do registo de participantes. O sistema processa, inclusivamente, diversas línguas. Cada participante tem a oportunidade de publicar um perfil de si mesmo, da sua entidade e das suas necessidades ou ofertas. O sistema é pesquisável e os participantes podem usar os resultados das pesquisas para agendarem reuniões com pessoas cujas empresas ou pesquisas lhes interessem.


A página de perfil de um evento de mediação TRADEIT

Na data de realização do evento, e depois de todas as reuniões terem sido agendadas, o sistema B2Match torna-se no motor do evento. Ele considera grandes números de pessoas, com as limitações de tempo e espaço que lhe indica, e organiza tudo, criando um programa que assegura que todos realizam as suas reuniões e discussões no tempo disponível. É uma ferramenta que poupa muito trabalho. O sistema compila todas as listas organizacionais de que poderá precisar: planos de mesas, agendas pessoais, diretórios de participantes completos e a importantíssima agenda do organizador, preenchida com números de telefone para o ajudarem a encontrar alguém que não chegue a horas à sua reunião.

Se isto lhe parecer bom demais para ser verdade, é importante reconhecer que as reuniões ainda podem correr mal. Afinal, estamos a lidar com seres humanos. Ao longo de seis eventos de mediação, revelou-se a maioria das deficiências do sistema organizado de reuniões. As pessoas dão o seu melhor para agendarem reuniões relevantes, mas a informação correspondente que possuem depende da informação fornecida. Alguns proprietários de pequenas empresas não compreenderam a importância das oportunidades oferecidas pelas reuniões e apresentaram perfis fracos ou não agendaram as reuniões certas.


Participantes em reuniões de mediação no evento TRADEIT em Poznan

Enquanto organizadores, ficámos, por vezes, a olhar preocupados para mesas vazias. Houve muitas razões para tal – na primeira reunião, em Potsdam, houve uma greve dos comboios e alguns participantes não puderam comparecer.  Também descobrimos que algumas pessoas já se tinham encontrado e tido a sua reunião em oportunidades de networking mais descontraídas.  A língua também pode ser um problema. Apesar de o sistema perguntar quais são as línguas faladas pelos participantes, ele não fornece informações sobre se existe uma correspondência. Em algumas ocasiões, demos por nós a correr pelo local do evento, à procura de um tradutor que dominasse as línguas em questão. O sistema altamente organizado não lidou bem com alterações ao programa. Quando os programas se atrasaram, este sistema, que depende de horários rígidos, gerou confusão ao tentarmos efetuar uma reorganização em função das novas circunstâncias. As pessoas que, por dificuldades linguísticas ou défice de atenção, não acompanharam o novo calendário das reuniões começaram a aparecer à hora errada ou nem sequer apareceram, gerando uma certa insatisfação.

Após o evento, pudemos usar o sistema de reuniões integrado para contactar novamente os participantes, com vista a obtermos um feedback e a prestarmos assistência às parcerias que se tinham formado. Isto foi muito útil e muito mais eficaz do que tentar determinar que reuniões serendipitosas tinham sido úteis. Mas, tal como acontece com todos os eventos e ferramentas de networking, as provas concretas irão desenvolver-se ao longo dos próximos anos.

Este evento de mediação, o último desta série, abordou o tão importante tema da segurança alimentar. Reuniu produtores alimentares e peritos em segurança alimentar de toda a Europa. O propósito era apresentar tecnologias adequadas para os produtores alimentares tradicionais e facilitar o intercâmbio de melhores práticas neste tópico vital da segurança alimentar.

Tal como aconteceu em eventos de mediação anteriores, este programa combinava várias apresentações, reuniões e palestras entre produtores alimentares tradicionais, peritos em segurança alimentar e fornecedores de tecnologias de segurança alimentar. Os principais tópicos da agenda foram os seguintes:

• Deteção de contaminação alimentar
• Seguimento, rastreamento e autenticação de alimentos
• Limpeza e desinfeção
• Novas tecnologias para o processamento seguro de alimentos

No 2.º dia, os participantes visitaram empresas do setor alimentar locais e tiveram a oportunidade de participar em mais ações de networking. Realizaram-se reuniões bilaterais organizadas em torno de temas específicos da segurança alimentar e as pessoas tiveram a oportunidade de agendar reuniões presenciais, tanto do tipo empresa a empresa (B2B – "business-to-business") como empresa a universidade (B2A – "business-to-academia").

O evento proporcionou aos produtores alimentares artesanais, de todos os setores, uma oportunidade de discutirem desafios comuns da segurança alimentar e partilharem ideias de melhores práticas entre si e com peritos e investigadores do tema.

Aquilo que distinguiu este de outros eventos de mediação foi o momento da sua realização. Organizado de modo a coincidir com o famoso Dingle Food Festival, os produtores TRADEIT puderam participar na tenda EuroFoodVision, onde tiveram a oportunidade de mostrarem os seus produtos e de se encontrarem com grandes clientes dos mercados irlandês e do Reino Unido presentes no festival.

A tenda EuroFoodVision estava localizada no centro do festival e, apesar de, inicialmente, estar fechada ao público para proporcionar aos produtores alimentares uma oportunidade de conversar com os clientes, ela foi aberta mais tarde, para permitir aos visitantes do festival experimentarem alimentos de vários produtores TRADEIT afiliados.  Embora não fosse permitido aos produtores venderem os seus produtos, eles podiam oferecer amostras numa banca montada na tenda e exibir os seus produtos alimentares e materiais de marketing.

Vários produtores discutiram pormenorizadamente com clientes e obtiveram feedback aos seus produtos e abordagens de mercado. Muitas mais pessoas exibiram os seus produtos quando a tenda foi aberta ao público e continuou a haver um grande número de visitantes até ao fim do dia.



O feedback do público e dos clientes constituiu um enorme incentivo para a confiança de muitos dos produtores.  A organização dos eventos de mediação de forma coincidente com o Food Festival deu aos produtores alimentares a oportunidade de verem o que andam a fazer outros produtores alimentares, permitiu-lhes experimentarem os produtos de outros produtores e, mais importante, procurar oportunidades de mercado para os seus próprios produtos, graça à presença de compradores e do público em geral. 

Por vezes, estamos tão ocupados com coisas pequenas, que não trabalhamos numa perspetiva mais ampla. Vemos constantemente os clientes PME TRADEIT a lutar com esta questão. É um dos problemas mais importantes com que pretendemos ajudar - criando oportunidades para descobrir novas tecnologias e dar início ao processo de adquirir aquelas que são relevantes para si.

Para o alcançar, realizámos uma série bem sucedida de eventos de mediação em toda a Europa, reunindo especialistas do setor alimentar, investigadores e, mais importante, pequenos produtores alimentares.

Os eventos de mediação são uma forma bem comprovada de garantir que passa algum tempo com pessoas que dificilmente encontraria noutras circunstâncias. Nos seis eventos, em quatro países, 712 pessoas participaram em 627 reuniões distintas. Estas reuniões resultaram em cooperações e na aquisição de tecnologia que já está a mudar empresas e a aumentar o emprego.

As tecnologias que estamos a transferir como resultado direto das reuniões não são o único benefício. Juntamente com as reuniões formais, criámos muitas oportunidades de networking informal, permitindo que produtores de nove países se encontrassem e partilhassem conhecimentos, problemas e melhores práticas.  Em Potsdam, a língua foi apenas uma barreira temporária; quando os padeiros puderam meter as mãos na massa e cozinhar em conjunto e quando os produtores de carne se reuniram à volta de pinchos e vinho em Logronho, alcançou-se um outro nível de entendimento. Os membros da rede TRADEIT estiveram sempre disponíveis para encontrarem ou prestarem serviços de tradução quando necessário e diversas cooperações rentáveis resultaram das conversas iniciadas em ambientes mais descontraídos.

Perguntámos aos participantes o que acharam da sua experiência após cada evento e apresentamos, abaixo, algumas das palavras que nos disseram:

“Gostei muito de me encontrar com produtores de diferentes países e de partilhar informações.” Dermot, Irlanda, padeiro.

“O melhor foi ter a possibilidade de, mais tarde, conversar com as pessoas que estavam a proferir os seus discursos.” Sami, Finlândia, produtor de carne.

“Foi muito bom ficar a conhecer o tipo de problemas com que se deparam as empresas do setor das carnes.” Javier, Espanha, produtor de carne.

“Foi uma oportunidade para nos distanciarmos e olharmos para o nosso trabalho e a nossa empresa de uma forma diferente. Ajuda-me a voltar e contribuir mais quando são necessárias soluções em  vários aspetos da empresa.” JP, Irlanda, produtor de laticínios.

“Foi um bom momento para ter algumas conversas inesperadas que, em qualquer caso, tendem a ser as melhores.” Volker, Alemanha, padeiro.

Os participantes disseram-nos, repetidamente, que levam mais do que as interações dos eventos. Por um breve período, eles puderam distanciar-se das suas empresas e refletir sobre as conversas que tiveram com os seus consultores do Hub. Depois de se preocuparem com o facto de não poderem perder tempo longe da sua empresa, a maioria não demorou a ir para a fila para mais uma reunião. Estão a surgir novas parcerias, cooperações e transferências de tecnologia por toda a Europa que devem pouco ao conteúdo tecnológico e muito ao ambiente e às conversas que nós pudemos inspirar. Como complemento das cooperações organizadas diretamente, elas contribuem, de facto, para o grande sucesso dos nossos eventos.

Qual é, então, a primeira mensagem que sai da mediação? Não se trata apenas de partilhas formais e dos conhecimentos ganhos com o processo. Sabemos que colegas do mesmo ramo se identificam com os desafios e frustrações de um contexto particular; os profissionais partilham conhecimentos de uma forma que é tão benéfica, se não mais, quanto muitas outras fontes de apoio ou intervenção.

Ao longo dos seis eventos de mediação, tivemos a oportunidade de experimentar vários modelos de mediação, com diferentes tipos de organização e espaços. Consequentemente, aprendemos várias lições importantes.

• Se as atividades estiverem demasiado distribuídas, as pessoas não se deslocam prontamente de uma atividade para a outra. Isto significa que é necessário ter uma equipa a procurar os participantes que tenham agendado reuniões bilaterais (por exemplo) e estejam a conversar com os expositores noutro ponto do edifício. As atividades têm de ser organizadas de forma a manter as pessoas relativamente perto, sem sobrelotar o espaço.
• As atividades de mediação tendem a ser uma combinação de apresentações, reuniões (networking formal) e networking (reuniões informais). O programa tem de incluir espaço para os alimentos. Pela nossa experiência, sabemos que será melhor procurar um espaço que permita a realização destas atividades em salas adjacentes (ou numa só sala, se for suficientemente grande).
• Manter as pessoas numa única sala era a solução mais fácil para nós quando os eventos de mediação decorriam nos grandes centros de conferências e convenções, construídos para este fim. Sabemos, por experiência, que as vantagens de realizar um evento de mediação numa conferência e feira internacional suplantam as limitações. As limitações são 1) o custo e 2) a possibilidade de os participantes migrarem para os pavilhões da exposição para outras reuniões ou para assistirem à demonstração.  Nestes eventos, controlar o público convidado pode ser complicado. Pelo lado positivo, as pessoas podem chegar e ver o que está a acontecer, mesmo que não tenham sido convidadas.
• Existe uma convenção crescente relativa à organização de espaços para as reuniões bilaterais. O software B2Match que utilizámos para os eventos foi incrivelmente útil para o agendamento e o planeamento – incluindo o número de mesas de que iríamos precisar. Se o espaço for limitado, é preciso mais tempo para realizar reuniões bilaterais e alcançar um equilíbrio pode ser complicado.  Quanto mais cedo começar o planeamento, mais certo poderá estar acerca do espaço e/ou tempo necessários para as reuniões formais.

As pessoas irão sempre reunir-se à volta da comida e da bebida. Se os colocar longe do ponto onde decorrem as restantes atividades, poderá ter dificuldade em que as pessoas vão às reuniões ou visitem o espaço de exposição.

A realização de uma série de eventos de mediação numa sucessão relativamente rápida tornou, por vezes, difícil parar e refletir sobre o que resultou bem e o que não funcionou tão bem quanto o esperado.

Alguns destes problemas abrangidos nas lições acima são exemplos, tais como:

• A organização do espaço estava correta?
• Tivemos demasiados oradores técnicos?
• Conseguimos integrar sessões práticas?
• As PME e os fornecedores de tecnologia participantes são adequados?
• As jornadas são demasiado longas?
• ...etc.

O objetivo de tentar documentar as nossas experiências como 10 lições deve-se, em parte, ao facto de termos, realmente, aprendido algo ao longo do percurso e cometido alguns erros.

No planeamento de um grande evento, todos os esforços se dirigem para a preparação e é dada pouca atenção às consequências e ao seguimento posterior. Enquanto que, geralmente, se obtém feedback dos participantes no próprio dia, o que o B2Match nos permitiu fazer foi um seguimento mais refletivo após o evento, para garantir que tínhamos captado as opiniões ponderadas dos nossos participantes e oradores e não só os comentários da folha pessoal de avaliação, que apenas abrange opiniões limitadas (embora importantes) do momento.

O nosso objetivo foi fazer o seguimento não só junto das PME participantes, mas também com os oradores e expositores, para vermos que ação de seguimento eles assumiram ou receberam da parte de outros após o evento. Este exercício ainda está em curso, pois as ligações e conexões podem ocorrer apenas algum tempo após o evento.

A nossa última lição é a de que o seguimento e a reflexão após o evento são uma parte tão vital do processo, quanto o planeamento e a preparação o são antes dele.