Die Durchführung der Vermittlungsveranstaltungen stellt einen wichtigen Meilenstein für TRADEIT dar. Daher konzentrieren wir uns in zwei Newslettern darauf, welchen Beitrag diese Veranstaltungen bisher zu dem Projekt geleistet haben. Dieser Newsletter ist Teil II mit Schwerpunkt auf den TRADEIT-Vermittlungsveranstaltungen und den anderen fünf gelernten Lektionen.

Durch die Vermittlung wird eine Verbindung zwischen Personen mit gemeinsamen Interessen hergestellt. Dies kann ein Problem sein, das es zu lösen gilt, das Angebot einer Lösung oder ein anderer Ansatz, der ausprobiert oder untersucht werden sollte.  Der gemeinsame rote Faden dabei waren Technologie und Innovation. Durch die Vermittlung haben wir versucht, eine Gelegenheit zu schaffen, mit der unterschiedliche Beteiligte (SME, Technologieanbieter, Wissenschaftler und Innovatoren) aus ganz Europa über eine Veranstaltung miteinander in Kontakt treten mit dem Ziel, anderen Teilnehmern die Gelegenheit zu bieten, Einblicke in den Nutzen und die Auswirkung von Support-Eingriffen zu Innovationen in atypischen Bereichen zu gewinnen. Mit einer Reihe von sechs Veranstaltungen haben wir ein Modell der Vermittlung entwickelt, das ein gutes Beispiel für die Kommunikation technologischer Fortschritte und Innovationen für SMEs im Bereich der traditionellen Lebensmittelerzeugung bei Milchprodukten, Fleisch und Backwaren bietet. Neben den sektorspezifischen Veranstaltungen haben wir sektorübergreifende Vermittlungsveranstaltungen durchgeführt zu den Themen Nachhaltigkeit, Verpackung und Lebensmittelsicherheit.

Diese beiden Newsletters stellen eine Momentaufnahme zu den Höhepunkten der im Jahr 2015 durchgeführten Vermittlungsveranstaltungen dar. Wir haben versucht, aus unseren gemachten Erfahrungen die wichtigsten Lehren zu ziehen und haben daraus zehn Empfehlungen zusammengestellt für die Planung und Durchführung effektiver Vermittlungsveranstaltungen. Die Artikel enthalten die Details hierzu, doch die folgende Zusammenfassung listet die zehn Lehren auf, die wir aus den TRADEIT-Veranstaltungen gezogen haben:

Lehre Teil I (vorheriger Newsletter, Ausgabe 9):

• Voneinander lernen und von den Experten lernen.
• Die Vorteile der Verknüpfung mit einer großen internationalen Veranstaltung erwägen.
• Realistisch bleiben und den Bezug zum Publikum aufrechterhalten.
• Netzwerke nutzen.
• Besichtigungen und praktische Demonstrationen nutzen.

 Lehren Teil II:

• Technologie kann die Planung vereinfachen.
• Geschäftliche Gelegenheiten generieren.
• Leerlaufzeiten einplanen, in denen sich die Teilnehmer informell treffen können.
• Auswahl und räumliche Aufteilung des Veranstaltungsorts sind wichtig.
• Reflexion und Nachbearbeitung der Veranstaltung sind unerlässlich.

Das erste Ergebnis, das wir aus einer Vermittlungsveranstaltung erhalten, ist der Technologietransfer. Es spielt keine Rolle, wie Sie dazu kommen. Wir haben bereits die Rolle der Ausfallzeiten und der Gelegenheiten durch eine glückliche Vernetzung besprochen, aber es ist auch wichtig, einige garantierte Treffen einzuplanen.Wir haben das Paket B2Match ausgewählt, das uns dabei helfen sollte. Es ist die erste Wahl der meisten unternehmensweiten europäischen Netzwerke bei der Verwaltung ihrer Veranstaltungen, und es bietet mehr als ein reiner Meeting-Manager.

Das System präsentiert dem Veranstaltungsgast einen zentrale Stelle zur Bewertung der in Betracht gezogenen Veranstaltungen. Es ermöglicht den Organisatoren die Erstellung von Seiten zur Übermittlung von Informationen zum Thema der Veranstaltung, dem Programm und dem Veranstaltungsort.Anschließend wickelt es die zeitaufwendige Administration der Teilnehmerregistrierung ab. Und es verarbeitet sogar verschiedene Sprachen. Jeder Teilnehmer hat die Gelegenheit, ein Profil von sich selbst, seiner Organisation und seinen Anforderungen oder Angeboten zu platzieren. Das System kann durchsucht werden, und die Teilnehmer können mit den Ergebnissen ihrer Suche Treffen mit Personen buchen, deren Unternehmen oder Forschungen sie interessieren.


Die Profilseite einer TRADEIT-Vermittlungsveranstaltung

Wenn die Veranstaltung näher rückt und alle Buchungen vorgenommen wurden, wird das B2Match-System zum "Maschinenraum" der Veranstaltung. Es kann eine große Anzahl von Personen, mit den von Ihnen vorgegebenen Einschränkungen bezüglich Zeit und Raum, verarbeiten und einen kompakten Zeitplan entwickeln, der sicherstellt, dass alle Beteiligten ihre Treffen und Besprechungen in der verfügbaren Zeit abwickeln können. Ein Werkzeug, das Ihnen sehr viel Zeit spart. Es stellt alle Organisationslisten zusammen, die Sie jemals brauchen werden: Tischpläne, persönliche Zeitpläne, vollständige Teilnehmerverzeichnisse und den besonders wichtigen Veranstalter-Zeitplan, komplett mit Telefonnummern, sodass Sie alle Personen, die nicht rechtzeitig zu Ihrem Treffen erscheinen, problemlos erreichen können.

Auch wenn sich das alles fast zu schön anhört, um wahr zu sein – denken Sie daran, dass bei den Treffen immer noch viel schiefgehen kann. Schließlich haben wir es mit Menschen zu tun. Im Laufe von sechs Vermittlungsveranstaltungen haben sich die meisten Schwächen des Systems der organisierten Treffen gezeigt. Die Teilnehmer tun ihr Bestes, um die relevanten Treffen zu buchen, aber die dazu verfügbaren Informationen können nur so gut sein wie die, die wir ihnen zur Verfügung stellen. Einige kleinere Unternehmen haben nicht wirklich verstanden, welche Chancen diese Treffen ihnen eröffnen können, und nur unzureichende Profile bereitgestellt oder nicht die richtigen Treffen gebucht.


Teilnehmer an Vermittlungstreffen bei der TRADEIT-Veranstaltung in Poznan

Als Organisator mussten wir hin und wieder besorgt auf leere Teilnehmertische schauen. Dafür gab es verschiedene Gründe – beim ersten Treffen in Potsdam streikte die Bahn, und einige der Teilnehmer konnten nicht kommen.  Wir haben auch festgestellt, dass einige Personen sich bereits kannten und ihre Besprechungen in entspannter Atmosphäre im Netz geführt hatten.  Auch die Sprache kann ein Problem darstellen. Das System fragt zwar ab, welche Sprachen die Teilnehmer sprechen, aber es liefert keine Informationen darüber, ob Übereinstimmungen dabei sind.Bei mehreren Gelegenheiten mussten wir in letzter Sekunde noch am Veranstaltungsort einen Dolmetscher mit den erforderlichen Sprachkentnissen auftreiben. Auch mit Programmänderungen kam das hochorganisierte System nicht besonders gut zurecht. Bei Verspätungen im Zeitplan sorgte das extrem zeitabhängige System für Verwirrung, wenn wir im Rahmen der geänderten Bedingungen neu planen wollten. Wer aufgrund von Sprachproblemen oder Verzögerungen nicht mit dem neuen Zeitplan Schritt halten konnte, erschien häufig zur falschen Zeit oder gar nicht, was zu einer gewissen Unzufriedenheit führte.

Nach der Veranstaltung konnten wir das integrierte Mailing-System nutzen, um Rückmeldungen der Teilnehmer einzuholen und die neu gebildeten Partnerschaften zu unterstützen. Dies war sehr hilfreich und wesentlich effektiver als der Versuch herauszufinden, welche der zufälligen Treffen nützlich waren. Aber wie mit allen Netzwerkveranstaltungen und Tools – der tatsächliche Nachweis ergibt sich erst im Lauf der kommenden Jahre.

Diese Vermittlungsveranstaltung, die letzte der Reihe, behandelte das sehr wichtige Thema der Lebensmittelsicherheit. Hier kamen Lebensmittelerzeuger und Experten für die Lebensmittelsicherheit aus ganz Europa zusammen.Das Ziel war, geeignete Technologien für traditionelle Lebensmittelerzeuger zu präsentieren und den Austausch bewährter Verfahren bei diesem wichtigen Thema der Lebensmittelsicherheit zu ermöglichen.

Wie bei früheren Veranstaltungen bot auch dieses Programm eine Kombination aus Präsentationen, Treffen und Gesprächen zwischen traditionellen Lebensmittelerzeugern, Experten und Technologieanbietern aus dem Bereich der Lebensmittelsicherheit. Die Hauptthemen der Agenda waren:

• Erkennung von Lebensmittel-Verunreinigungen
• Protokollierung, Nachverfolgung und Authentifizierung von Lebensmitteln
• Reinigung und Desinfektion
• Neue Technologien für die sichere Lebensmittelverarbeitung

Am zweiten Tag besuchten die Teilnehmer lokale Lebensmittelunternehmen und hatten die Gelegenheit, ihre Netzwerke auszuweiten und zu intensivieren. Bilaterale Treffen zu spezifischen Themen der Lebensmittelsicherheit wurden organisiert abgehalten, und die Teilnehmer hatten Gelegenheit, persönliche Besprechungen im Bereich Business-to-Business (B2B) wie auch Business-to-Academia (B2A) zu buchen.

Die Veranstaltung war für handwerkliche Lebensmittelerzeuger aus allen Sektoren die Gelegenheit, die gemeinsamen Herausforderungen der Lebensmittelsicherheit zu diskutieren und Ideen zu bewährten Verfahren miteinander und mit Experten und Wissenschaftlern aus dem Bereich zu teilen.

Die Veranstaltung unterschied sich von anderen Vermittlungsveranstaltungen durch ihr Timing. Die Veranstaltung war zeitlich mit dem berühmten Dingle Food Festival abgestimmt, sodass die TRADEIT-Erzeuger die Gelegenheit nutzen konnten, im Zelt der EuroFoodVision ihre Produkte auszustellen und mit großen Lebensmitteleinkäufern aus dem irischen und britischen Markt zusammenzukommen, die das Dingle Food Festival besuchten.

Das EuroFoodVision-Zelt stand in der Mitte des Festival-Geländes. Es war zu Beginn der Veranstaltung für die Öffentlichkeit noch gesperrt, um den Lebensmittelerzeugern Gelegenheit zu Gesprächen mit Käufern zu geben, wurde jedoch später allgemein geöffnet, sodass auch die Festbesucher Produktproben der TRADEIT-Erzeuger zu kosten bekamen. Die Erzeuger durften zwar ihre Produkte nicht verkaufen, konnten aber im Zelt Kostproben anbieten und ihre Lebensmittel sowie Marketing-Material ausstellen.



Verschiedene Erzeuger führten intensive Gespräche mit Käufern und erhielten wertvolle Rückmeldungen zu ihren Produkten sowie möglichen Ansätzen zu ihrer Vermarktung. Und viele weitere Personen kosteten die Produkte, als das Zelt für die Allgemeinheit geöffnet wurde und zahlreiche Menschen ihren Besuch bis in die Abendstunden ausdehnten.

Die Rückmeldungen der Besucher und der Käufer gaben vielen Erzeugern enormen Auftrieb.  Mit der Durchführung der Vermittlungsveranstaltungen am Rande des Lebensmittel-Festivals konnten die Lebensmittelerzeuger einen Blick darauf werfen, was andere Lebensmittelerzeuger machen. Sie hatten die Chance, die Produkte anderer Erzeuger zu kosten und vor allem nach Möglichkeiten zur Vermarktung ihrer eigenen Produkte Ausschau zu halten durch den Kontakt mit potenziellen Käufern. 

Es heißt, solange du mit den Krokodilen kämpfst, kommst du nicht dazu, den Sumpf trockenzulegen. Im übertragenen Sinn sind viele der TRADEIT-SME-Kunden ständig mit den Krokodilen beschäftigt. Eine unserer wichtigsten Aufgaben ist es, Möglichkeiten zu schaffen, um neue Technologien kennenzulernen und den Prozess bereitzustellen, um die für Sie relevanten Technologien umzusetzen.

Hierzu haben wir eine Reihe erfolgreicher Vermittlungsveranstaltungen in ganz Europa durchgeführt und Spezialisten aus der Lebensmittelbranche, Wissenschaftler und vor allem kleine Lebensmittelerzeuger in Kontakt gebracht.

Vermittlungsveranstaltungen sind eine bewährte Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Leute treffen, die Sie sonst nur sehr schwer finden würden. Im Rahmen der sechs Veranstaltungen haben 712 Personen an 627 separaten Treffen teilgenommen. Diese Treffen führten zu Kooperationen und dem Erwerb neuer Technologien, die bereits heute die Unternehmen verändert und für mehr Beschäftigung gesorgt haben.

Die Technologien, die wir als direktes Ergebnis der Treffen weitergeben, sind jedoch nicht der einzige Vorteil. Neben den formellen Treffen haben wir zahlreiche Gelegenheiten für informelles Networking geschaffen, um den Erzeugern aus neun verschiedenen Ländern die Möglichkeit zu geben, sich kennenzulernen und ihr Wissen, ihre Probleme und bewährte Verfahren miteinander auszutauschen.  Die Sprache war in Potsdam nur ein vorübergehendes Problem, bis die Bäcker gemeinsam die Arme im Teig hatten, und in Logrono verstanden sich die Fleischproduzenten bei Pinchos und Wein hervorragend. Es waren immer Mitglieder des TRADEIT-Netzwerks zu finden, die bei Bedarf Dolmetscher vermitteln oder selbst sprachlich aushelfen konnten, und aus den Gesprächen, die in einer entspannteren Umgebung begannen, entwickelte sich eine Reihe profitabler Kooperationen.

Wir haben die Teilnehmer nach ihren Erfahrungen bei den einzelnen Veranstaltungen gefragt und einige der Antworten nachfolgend zusammengestellt:

“Ich habe mich sehr gefreut, Erzeuger aus verschiedenen Ländern kennenzulernen und Informationen auszutauschen.” Dermot, Irland, Bäcker.

“Das Beste daran war die Möglichkeit, hinterher mit den Leuten sprechen zu können, die die Reden gehalten hatten.” Sami, Finnland, Fleischproduzent.

“Es war sehr wichtig, mehr über die Probleme der Carnicas Unternehmen zu erfahren.” Javier, Spain, Fleischproduzent.

“Das war eine Gelegenheit, einen Schritt zurückzutreten und die Branche und das Unternehmen aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Das hilft mir sicherlich, nach meiner Rückkehr in verschiedenen Bereichen des Unternehmens wichtige Beiträge zu neuen Lösungen zu leisten.” JP, Irland, Milchprodukte.

“Es war gut, wir hatten Zeit und Gelegenheit zu einigen unerwarteten Gesprächen, und das sind häufig  die besten.” Volker, Deutschland, Bäcker.

Einige der Teilnehmer meinten, dass sie aus den Veranstaltungen mehr als nur die Interaktion mitgenommen hätten. Für kurze Zeit konnten sie aus ihrem Unternehmen heraustreten und ihre Gespräche mit ihren Knotenpunkt-Beratern reflektieren. Viele Teilnehmer fürchteten zunächst, dass sie sich die Auszeit in ihrem Unternehmen nicht leisten könnten, aber die meisten meldeten sich gleich für ein weiteres Treffen an. Es entwickeln sich weitere Partnerschaften, Kooperationen und Technologietransfers über ganz Europa hinweg, die wenig mit dem technologischen Inhalt zu tun haben, aber sehr viel mit der Atmosphäre und den inspirierenden Gesprächen. Neben den direkt organisierten Kooperationen machen diese Kontakte die Veranstaltungen zu einem wirklichen Erfolg.

Welches ist also die erste Botschaft, die wir aus den Vermittlungen mitnehmen? Es geht nicht nur um den formellen Austausch und das aus dem Prozess gewonnene Wissen. Wir wissen, dass Handwerker in derselben Industrie direkt mit den Problemen und Frustrationen in einem bestimmten Kontext befasst sind. Praktiker können Wissen auf eine Weise austauschen, die mindestens ebenso nützlich ist wie bei den meisten anderen Unterstützungs- und Hilfsmaßnahmen

Im Verlauf der sechs Vermittlungsveranstaltungen hatten wir Gelegenheit, eine Reihe von Vermittlungsmodellen mit verschiedenen räumlichen Aufteilungen und Veranstaltungsorten auszuprobieren. Daraus ergaben sich einige der wichtigsten Lehren.

• Wenn die Aktivitäten zu weit verteilt sind, gehen die Teilnehmer nicht so gern von einer Aktivität zur nächsten. Das bedeutet, Sie brauchen einige Leute, die den Überblick über die Teilnehmer behalten und diejenigen finden, die beispielsweise bilaterale Treffen arrangiert haben oder in einem anderen Teil des Gebäudes mit den Ausstellern plaudern. Aktivitäten müssen so arrangiert werden, dass die Teilnehmer relativ nah beieinander bleiben, ohne dass das Gedränge zu groß wird.
• Die Vermittlungsaktivitäten werden häufig zu einer Kombination aus Präsentationen, Treffen (formelles Networking) und Networking (informelle Treffen). Das Programm muss Raum für Lebensmittel bieten. Unserer Erfahrung nach ist es am besten, wenn Sie einen Veranstaltungsort finden, der solche Aktivitäten in angrenzenden Räumlichkeiten ermöglicht (oder im gleichen Raum, falls er groß genug ist).
• Wir fanden es am einfachsten, die Teilnehmer in einem Raum zu halten, wenn die Vermittlungsveranstaltungen in einem großen Konferenzzentrum abgehalten wurden, das für diese Zwecke gebaut wurde. Unsere Erfahrung zeigt, dass die Durchführung einer Vermittlungsveranstaltung auf einer internationalen Messe mehr Vorteile als Nachteile hat. Die Einschränkungen sind 1) die Kosten und 2) die Möglichkeit, dass die Teilnehmer in die Ausstellungshallen abwandern, um zu anderen Treffen zu gehen oder die Messe zu besuchen.  Bei solchen Veranstaltungen ist es manchmal schwierig, den Überblick über die Besucher zu behalten. Dagegen ist ein Pluspunkt, dass Personen vorbeikommen können, um sich über die Veranstaltung zu informieren, auch wenn sie nicht eingeladen waren.
• Die Aufteilung der Räume wird immer häufiger so gestaltet, dass sie bilaterale Treffen ermöglicht. Die für die Veranstaltungen genutzte B2Match Software war unglaublich hilfreich für die Planung – bis hin zur Anzahl der benötigten Tische. Wenn das Platzangebot begrenzt ist, benötigen Sie mehr Zeit für die Durchführung bilateraler Treffen, und es wird schwieriger, die richtige Balance zu finden.  Je früher die Planung beginnt, desto mehr Sicherheit gewinnen Sie hinsichtlich des verfügbaren Platzangebots und/oder der Zeit, die für die formellen Treffen benötigt wird.

Menschen kommen immer dort zusammen, wo es etwas zu essen und zu trinken gibt. Wenn Sie diese Stellen weit abseits von den übrigen Aktivitäten anordnen, kann es schwierig werden, die Teilnehmer zu den Treffen oder an den Ausstellungsbereichen zu versammeln.

Wenn eine Reihe von Vermittlungsveranstaltungen in relativ schneller Folge abgehalten werden, ist es schwierig, innezuhalten und darüber zu reflektieren, was gut gelaufen ist und was nicht wie erwartet funktioniert hat.

Einige dieser Punkte wurden in den Lektionen oben angesprochen, z. B.:

• War die Aufteilung der Räume in Ordnung?
• Hatten wir zu viele technisch orientierte Redner?
• Können wir Praxis-Sessions einbauen?
• Gibt es ein Gleichgewicht zwischen SMEs und Technologieanbietern?
• Sind die Tage zu lang?
• ...und so weiter.

Wir versuchen, unsere Erfahrungen in 10 Lektionen zu dokumentieren, unter anderem weil wir im Verlauf dieser Veranstaltungen dazugelernt und auch einige Fehler gemacht haben.

Bei der Planung einer großen Veranstaltung gehen alle Anstrengungen in die Vorbereitung, und die Nachbearbeitung und Folgeaktivitäten finden nur wenig Beachtung. Die Rückmeldungen der Teilnehmer werden meist direkt am jeweiligen Tag erfasst. B2Match gab uns jedoch die Möglichkeit, auch nach dem Ende der Veranstaltung stärker reflektierte Rückmeldungen einzuholen und damit sicherzustellen, dass wir die überdachten Ansichten von Teilnehmern und Rednern erfassen und nicht nur die (durchaus wichtige) Momentaufnahme am glücklichen Ende der Veranstaltung.

Unser Ziel war, nicht nur mit den teilnehmenden SMEs in Kontakt zu bleiben, sondern auch mit den Rednern und Ausstellern, um zu erfahren, welche Folgeaktivitäten sie durchgeführt oder von anderen Teilnehmern nach der Veranstaltung erhalten haben. Diese Aktivität läuft noch, denn manchmal kann einige Zeit vergehen, bevor Verbindungen und Vernetzungen entstehen.

Unsere letzte Lehre ist, dass Folgeaktivitäten und Reflexion ein elementarer Bestandteil des Prozesses nach der Veranstaltung sind, genau wie die Planung und Vorbereitung vorher.