A lo largo de los seis encuentros empresariales, tuvimos la oportunidad de probar distintos modelos de encuentros, en diferentes lugares y con varias distribuciones.En consecuencia, hemos aprendido algunas lecciones clave.

• Si las actividades se realizan en espacios demasiado dispersos, la gente no se desplaza fácilmente de uno a otro. Esto significa que hay que disponer de una serie de personas destinadas a guiar a los participantes que han concertado reuniones bilaterales, por ejemplo, y que están conversando con los expositores en otra parte del edificio. Las actividades deben distribuirse de manera que los asistentes permanezcan relativamente cerca unos de otros, pero sin abarrotamientos.
• Las actividades de los encuentros empresariales suelen ser una combinación de presentaciones, reuniones (encuentros formales) e interacciones (encuentros informales). El programa también debe incluir un espacio para la comida y la bebida. Según nuestra experiencia, recomendamos disponer de un espacio que permita que estas actividades se lleven a cabo en salas adyacentes (o en una única sala, si es suficientemente grande).
• Fue más sencillo mantener a todo el mundo en una sala cuando estos encuentros empresariales se celebraron en los grandes centros de conferencias y convenciones, especialmente diseñados para ello. Nuestra experiencia nos ha demostrado que las ventajas de celebrar un encuentro empresarial en un centro de exposiciones de nivel internacional compensan las limitaciones. Las limitaciones son 1) los costes y 2) la posibilidad para los participantes de desplazarse a las salas de exposiciones para participar en otras reuniones o ver una exposición.  En este tipo de encuentros puede resultar complicado controlar al público asistente. Además, la gente puede acercarse para ver qué está ocurriendo incluso si no han sido invitados.
• Cada vez es más habitual la distribución de salas para reuniones bilaterales. El software B2Match que utilizamos para los encuentros resultó ser increíblemente útil para la programación y la planificación y nos permitió reducir el número de mesas necesarias. Si el espacio es limitado, hará falta más tiempo para celebrar las reuniones bilaterales y puede resultar complejo obtener un equilibrio adecuado.  Cuanto antes empiece la planificación, más seguro podrá estar acerca del espacio y/o del tiempo necesarios para las reuniones formales.

La gente siempre se agrupará alrededor de la comida y la bebida. Si sitúa la comida y la bebida lejos del resto de las actividades, resultará complicado dirigir a las personas a las reuniones o al espacio de exposición.